DIE ALLGEMEINEN GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB) 
DER HAFN IT GMBH

Unsere Geschäftszeiten sind von 9:00 bis 17:00 Uhr. In den Zeiten von 17:00 bis 22:00 Uhr und von 6:00 bis 9:00 Uhr wird ein Zuschlag von 50 % berechnet. In den Zeiten von 22:00 bis 6:00 Uhr und Sonn-/Feiertags erfolgt die Berechnung mit einem Zuschlag von 100 %.

A.  Allgemeine Regelungen

1. Anwendungsbereich, Geltung, Änderungen der AGB

1.1 Vertragspartner ist die HAFN IT GmbH, Neuer Wall 61, 20354 Hamburg (nachfolgend „HAFN" genannt) ist ein IT-Unternehmen. Die HAFN IT GmbH ist eine Tochtergesellschaft der HAFN HOLDING GmbH. Diese AGB gliedern sich in Allgemeine Regelungen, die für sämtliche Leistungserbringungen von HAFN Anwendung finden (Abschnitt A.) und in besondere Regelungen (Abschnitt B.). Letztere gelten nur bezüglich der im betreffenden Abschnitt ausgewiesenen Leistungsgegenstände.

1.2 Das Angebot von HAFN richtet sich ausschließlich an Unternehmer. Unternehmer i.S.v. § 14 BGB ist jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Vertragsschluss in Ausübung einer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. HAFN erbringt keine Leistungen an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB.

1.3 Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sind Vertragsbestandteil und gelten für alle, somit auch zukünftigen Geschäftsbeziehungen zwischen HAFN und dem Kunden. Die AGB werden von dem Kunden in vollem Umfang in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung akzeptiert. Von diesen Bedingungen abweichende Regelungen, insbesondere etwaigen AGB des Kunden wird hiermit widersprochen.

1.4 Soweit HAFN diese AGB aktualisiert, wird HAFN den Kunden unverzüglich über die neue Fassung und die Gründe für die Änderung informieren. Die neuen AGB werden Vertragsbestandteil, wenn der Kunde ihnen ausdrücklich zugestimmt hat oder den AGB nicht innerhalb von zwei Wochen nach Mitteilung der Aktualisierung widerspricht. HAFN wird den Kunden auf die Bedeutung seines Schweigens und sein Recht zur außerordentlichen Kündigung im Falle der Ablehnung der Änderungen besonders hinweisen.

2. Angebot und Vertragsschluss

2.1 Die Vertragsbeziehung zwischen HAFN und dem Kunden kommt in der Regel dadurch zustande, dass HAFN dem Kunden ein Angebot unterbreitet, in dem die wesentlichen Vertragsbestandteile (insbesondere Leistungsumfang, Vergütung, Termine) festgelegt sind und auf diese AGB verwiesen wird. Mit der Annahme dieses Angebots durch den Kunden entsteht ein rechtsgültiger Vertrag unter Einbeziehung dieser AGB, ohne dass es eines zusätzlichen, gesondert ausformulierten Vertrags- oder Rahmenvertragsdokuments bedarf. Das angenommene Angebot definiert die für die Zusammenarbeit maßgeblichen Bedingungen und wird im Folgenden als „Individualvereinbarung" bezeichnet. Sofern die Parteien dies im Einzelfall für erforderlich halten, können sie ergänzend einen Rahmenvertrag abschließen, der grundlegende Aspekte der Zusammenarbeit regelt.

2.2 Ein Angebot von HAFN wird von einem Kunden bzw. seinem Erfüllungsgehilfen angenommen durch: Bestätigung in Schrift- oder Textform (z.B. per Brief, Fax oder E-Mail), mündliche Bestätigung, konkludente Handlungen, insbesondere durch die Bereitstellung von Informationen, die HAFN für die Ausführung eines Auftrages benötigt (wie z.B. die Übermittlung von Zugangsdaten oder Passwörtern für einen direkten technischen Zugang zu Systemen des Kunden), oder die Inanspruchnahme bzw. Entgegennahme von Leistungen. Mit der Annahme des Angebots werden diese AGB Vertragsbestandteil, ohne dass es eines gesonderten Hinweises auf die Geltung dieser AGB bei der Annahme bedarf.

3. Vergütung und Zahlung

3.1 Die Vergütung der HAFN durch den Kunden richtet sich nach der jeweiligen Individualvereinbarung bzw. dem Rahmenvertrag. Wenn es an einer Vergütungsvereinbarung fehlt, richtet sich die Vergütung nach der jeweils während der Leistungszeit geltenden Preisgliederungsmatrix von HAFN. Die Vergütung versteht sich in EURO zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

3.2 HAFN erbringt ihre Leistungen grundsätzlich auf Basis folgender Vergütungsarten:

1. Nach Zeitaufwand: Die Leistungen werden gemäß der jeweils vereinbarten Tages- bzw. Stundensätze abgerechnet (beispielsweise Beratungsleistungen gem. B.I, projektbezogene Arbeiten, Support-Leistungen). Die Abrechnung erfolgt im Viertelstundentakt entsprechend der Tages- bzw. Stundensätze der während der Leistungszeit geltenden Preisgliederungsmatrix von HAFN. Die Vergütung nach Zeitaufwand wird jeweils für den Vormonat zum 1. des Folgemonats fällig. Davon abweichend beinhalten die Betriebsdienstleistungen/HAFN-Betrieb gem. B.V beinhalten quartalsweise abrechenbare Support-Stundenkontingente. Bei Überschreitung des vereinbarten Support-Stundenkontingents um den doppelten Quartalswert ist HAFN berechtigt, eine vorzeitige Abrechnung der über das Kontingent hinausgehenden Leistungen nach den Stundensätzen entsprechend der Preisgliederungsmatrix vorzunehmen. HAFN dokumentiert die Art und Dauer der geleisteten Tätigkeiten und übermittelt diese dem Kunden zusammen mit der Rechnung.
2. Nach Kaufpreisen: Für die Verschaffung des Eigentums und die Übergabe von Hardware oder Software gelten die vereinbarten Kaufpreise (Handel mit Hardware und Software gem. B.II).
3. Nach Implementierungspauschalen: Für definierte Einrichtungsleistungen werden Festpreise vereinbart (beispielsweise HAFN-Standard gem. B.IV). Die Abrechnung erfolgt nach Übermittlung von Zugriffsrechten im Monat des Umsetzungsbeginns.
4. Nach Nutzungspauschalen: Für die im Abrechnungszeitraum gebuchten Instanzen und Lizenzen werden monatliche Pauschalen berechnet (beispielsweise Miete von Software gem. B.III, Cloud Service Provider-Nutzungspauschalen für Microsoft-Dienste). Die Abrechnung erfolgt nach Ablauf eines jeden Monats bezogen auf die im zurückliegenden Monat gebuchten Instanzen.
5. Nach Monatspauschalen: Für kontinuierliche Dienstleistungen werden monatliche Grundvergütungen vereinbart (beispielsweise Betriebsdienstleistungen/HAFN-Betrieb gem. B.V, für die Vergütung der Support-Stundenkontingente gilt Ziffer 3.2 a). Diese werden jeweils für den Vormonat zum 1. des Folgemonats fällig.

3.3 Aufwendungen für Spesen, sowie verauslagte Kosten von HAFN sind vom Kunden zu erstatten. Reisekosten werden als Tagespauschalen je Tag und Person entsprechend der Preisgliederungsmatrix berechnet.  Spesen, Auslagen und Reisekosten gelten, vorbehaltlich abweichender Vereinbarung, als im Tagessatz nicht inkludiert und werden dem Kunden separat in Rechnung gestellt. HAFN wird auf Verlangen des Kunden die entsprechenden Belege und Nachweise für die in Rechnung gestellten Spesen, Auslagen und Reisekosten in Kopie vorlegen.

3.4 In Rechnung gestellte Vergütungen sind binnen 14 Tagen nach Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung ohne jeden Abzug fällig.

3.5 Bei Zahlungsverzug des Kunden ist HAFN berechtigt, für die Dauer des Verzuges Verzugszinsen in der gesetzlich vorgesehenen Höhe gemäß § 288 Abs. 2 BGB geltend zu machen (derzeit 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz). Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt vorbehalten. Falls der Kunde mit Zahlungen in Verzug gerät, ist HAFN berechtigt, die weiteren Leistungen so lange ein- bzw. zurückzustellen, bis die Zahlung geleistet wurde.

3.6 Sofern keine Festpreisabrede getroffen wurde, bleiben angemessene Preisänderungen wegen veränderter Lohn-, Material-, Vertriebs- sowie sonstiger Kosten für die Lieferungen von Leistungen, die drei (3) Monate oder später nach Vertragsabschluss erfolgen, vorbehalten. Die Vertragsparteien erkennen an, dass sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Laufe der Zeit verändern können, insbesondere aufgrund von Inflation oder anderer wirtschaftlicher Einflüsse. Um sicherzustellen, dass die Preise für die vereinbarten Pakete und Dienstleistungen angemessen und den aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen entsprechend sind, behält sich HAFN das Recht vor, die Preise entsprechend der jährlichen Inflationsrate anzupassen. Die Inflationsrate wird auf der Grundlage des Verbraucherpreisindex (VPI) berechnet, der vom Statistischen Bundesamt veröffentlicht wird. Die Preisanpassung wird zu Beginn jedes Kalenderjahres wirksam, beginnend ab dem ersten Tag des Jahres. Die Anpassung wird auf Grundlage der prozentualen Veränderung des Verbraucherpreisindex im laufenden Kalenderjahr berechnet. HAFN verpflichtet sich, die Kunden über etwaige Preisanpassungen spätestens 30 Tage im Voraus in Schrift- oder Textform (Brief, Fax, E-Mail) zu informieren. Falls der Kunde mit einer Preisanpassung nicht einverstanden ist, steht ihm das Recht zu, den Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Mitteilung über die Preisanpassung zu kündigen. Diese Preisanpassungsklausel bleibt während der Vertragslaufzeit in Kraft und gilt für alle Service-Gebühren und Dienstleistungen.

3.7 Bei außergewöhnlichen Vorleistungen von HAFN, ist HAFN berechtigt, eine angemessene Vorauszahlung zu verlangen. HAFN ist ebenso berechtigt, noch ausstehende Lieferungen oder Leistungen nur gegen Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung auszuführen oder zu erbringen, wenn ihm nach Abschluss einer Individualvereinbarung Umstände bekannt werden, welche die Kreditwürdigkeit des Kunden wesentlich zu mindern geeignet sind und durch welche die Bezahlung der offenen Forderungen von HAFN durch den Kunden aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis (einschließlich aus anderen Individualvereinbarungen der Parteien) gefährdet wird.

3.8 Eine Aufrechnung gegen Forderungen von HAFN auf Vergütung oder Auslagenersatz ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts ist der Kunde nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf dem gleichen Vertragsverhältnis beruht.

3.9 Sofern die Leistungen von HAFN mit einer Rechteübertragung bzw. -einräumung an den Kunden verbunden ist, steht diese unter der aufschiebenden Bedingung der jeweils vollständigen Zahlung der vereinbarten Vergütung an HAFN. Der Verkauf von Hard- und Software erfolgt unter Eigentumsvorbehalt (siehe B.II.3 dieser AGB).

4. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

4.1 Die Einzelheiten der Zusammenarbeit und der Leistungserbringung ergeben sich aus einer Individualvereinbarung, sind durch HAFN in dem entsprechenden Angebot oder der Auftragsbestätigung festgelegt oder in einem gegebenenfalls abgeschlossenen Rahmenvertrag geregelt. Im Falle von Widersprüchen finden die zwischen den Parteien getroffenen Regelungen in der nachstehend aufgeführten Rangfolge Anwendung: die Bestimmungen der Individualvereinbarung inklusive ihrer Anlagen gehen den Bestimmungen des Rahmenvertrages und diese den Bestimmungen der AGB vor. Im Hinblick auf diese AGB gehen im Falle von Widersprüchen die Bestimmungen der besonderen Regelungen aus Abschnitt B für den dort bezeichneten besonderen Leistungsgegenstand den Allgemeinen Regelungen aus Abschnitt A vor.

4.2 HAFN erbringt die Leistung durch Mitarbeiter, das für die Erbringung der vereinbarten Leistung fachlich und technisch qualifiziert sind.

4.3 HAFN unterliegt, soweit dies nicht durch die Natur des Auftrages vorgegeben ist, bei der Leistungserbringung hinsichtlich Zeit-, Ressourceneinteilung und Gestaltung des Tätigkeitsablaufes nicht den Weisungen des Kunden.

4.4 Zusicherungen und Garantien bedürfen der ausdrücklichen und schriftlichen Bestätigung durch die Geschäftsführung von HAFN. Insbesondere stellen Angaben im Internet, in Prospekt- oder reine Projektbeschreibungen keine Eigenschaftszusicherungen oder Garantien dar.

4.5 Soweit der Kunde Leistungen aus verschiedenen Leistungsbereichen (z.B. Beratung, Handel mit Hardware- und Software-Nutzungsrechten, Softwaremiete, Administration, Wartung & Pflege) zusammen beauftragt bzw. sie in einer Vereinbarung zusammengefasst werden, dient dies lediglich der Übersichtlichkeit in der Vertragsverwaltung von HAFN. Es liegen rechtlich dennoch mehrere separate Verträge – je ein Vertrag pro Leistungsbereich – vor. Jeder dieser Verträge ist selbstständig. Leistungsstörungen unter einem Vertrag lassen die anderen Verträge unberührt.

4.6 Änderungen von vertraglich vereinbarten Leistungsbestandteilen sind im Wege des Change Requests gemäß Ziffer A.10 dieser AGB möglich.

4.7 HAFN ist berechtigt, sich im Rahmen der Leistungserbringung der Hilfe von Subunternehmern oder Erfüllungsgehilfen zu bedienen. 

4.8 Der Kunde trägt die Verantwortung für die Einhaltung branchenspezifischer oder sonstiger  regulatorischer Anforderungen (z.B. KRITIS, BAIT, VAIT, NIS2, DORA), soweit seine Branche solchen Anforderungen unterliegt. Der Kunde hat HAFN über solche spezifischen Anforderungen vor Vertragsschluss zu informieren. HAFN wird im Rahmen der vereinbarten Leistungen angemessene Unterstützung zur Erfüllung dieser Anforderungen leisten, soweit dies im vereinbarten Leistungsumfang enthalten ist oder gesondert vereinbart wurde.

4.9 Gehört der Kunde zu einer Berufsgruppe mit besonderen Verschwiegenheitspflichten (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte, Wirtschaftsprüfer, Apotheker), ist er verpflichtet, HAFN vor Vertragsschluss ausdrücklich über diese besondere Verschwiegenheitspflicht zu informieren. In diesem Fall können besondere Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit oder zusätzliche vertragliche Vereinbarungen erforderlich sein, insbesondere um den Anforderungen des § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) gerecht zu werden. Ohne eine entsprechende Information durch den Kunden kann HAFN nicht für die Einhaltung der besonderen Vertraulichkeitsanforderungen solcher Berufsgruppen garantieren.

4.10 Die regulären Geschäftszeiten der HAFN sind von 9:00 bis 17:00 Uhr an Werktagen. Bei Leistungserbringung außerhalb dieser Kernzeiten gelten folgende Zuschläge:

• In den Zeiten von 17:00 bis 22:00 Uhr und von 6:00 bis 9:00 Uhr wird ein Zuschlag von 50% auf die vereinbarten Stunden- oder Tagessätze berechnet.
• In den Zeiten von 22:00 bis 6:00 Uhr, sowie an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen erfolgt die Berechnung mit einem Zuschlag von 100% auf die vereinbarten Stunden- oder Tagessätze.

5. Mitwirkungspflichten des Kunden

5.1 Der Kunde unterstützt HAFN vollumfänglich bei der Leistungserbringung, insbesondere wird der Kunde benötigte Zugangsdaten, Informationen, Schnittstellen und Content unverzüglich bereitstellen, damit HAFN ihre Leistungen termingerecht erbringen kann.

5.2 Der Kunde wird HAFN bzw. den Mitarbeitern von HAFN Zugang zu seinen Räumlichkeiten und der dort vorhandenen informationstechnischen Infrastruktur gewähren, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Leistung von HAFN erforderlich ist. Sofern Leistungen vor Ort beim Kunden erbracht werden sollen bzw. können, stellt der Kunde HAFN auf Wunsch unentgeltlich ausreichende Arbeitsplätze und Arbeitsmittel zur Verfügung.

5.3 Soweit HAFN Dienste zur Verfügung stellt, ist der Kunde verpflichtet, alle vereinbarten Systemvoraussetzungen für die Nutzung dieser Dienste zu schaffen.

5.4 Soweit der Kunde etwaige Zugangsdaten zu Servern, Webspace, etc. von HAFN erhalten hat, wird er diese geheim halten und vor dem Zugriff unberechtigter Dritter sichern. Der Kunde wird HAFN unverzüglich mitteilen, wenn der Verdacht besteht, dass die Zugangsdaten nicht berechtigten Personen bekannt geworden sind.

5.5 Der Kunde ist verpflichtet – sofern die Parteien nicht etwas anderes vereinbart haben – eine Backup-Kopie etwaiger von ihm an HAFN  übermittelten und/oder in die vertragsgegenständliche IT-Umgebung eingestellten Daten auf dem jeweils neuesten Stand zu erstellen und in der Weise zu verwahren, dass ein unbeabsichtigter Datenverlust vermieden wird. Insbesondere ist HAFN außerhalb der im Rahmen von Hosting-Leistungen vereinbarten Speicherung nicht verpflichtet, Informationen des Kunden aufzubewahren.

5.6 Der Kunde trägt auf erste Anforderung die Nachteile und Mehrkosten aus einer Verletzung seiner Mitwirkungspflichten.

5.7 Der Kunde verpflichtet sich, angemessene und dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit in seiner eigenen IT-Umgebung zu implementieren und aufrechtzuerhalten. Dazu gehören insbesondere regelmäßige Updates und Patches, die Nutzung aktueller Antivirensoftware, sowie die Implementierung einer rollenbasierten Zugriffssteuerung mit dem Prinzip der geringsten Berechtigungen. Der Kunde wird HAFN unverzüglich über Sicherheitsvorfälle informieren, die Auswirkungen auf die vertraglichen Leistungen haben könnten.

5.8 Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach oder verzögert sich die Projektdurchführung aufgrund mangelnder Mitwirkung des Kunden über einen Zeitraum von zwei Monaten, ohne dass HAFN in diesem Zeitraum Leistungen erbringen und abrechnen konnte, ist HAFN berechtigt, das Projekt nach Ablauf einer Nachfrist von weiteren 14 Tagen zu beenden. HAFN wird den Kunden mindestens 14 Tage vor Ablauf der zweimonatigen Frist schriftlich auf die drohende Projektbeendigung hinweisen. Das Recht zur Projektbeendigung entfällt, wenn der Kunde die Verzögerung rechtzeitig angekündigt oder sachliche Gründe für die Verzögerung vorliegen, die außerhalb seines Einflussbereichs stehen. Bei einer Projektbeendigung nach diesem Absatz sind bereits erbrachte Leistungen zu vergüten. Eine Neubeauftragung ist jederzeit möglich.

6. Termine und Verzögerung der Leistungserbringung

6.1 Jegliche vereinbarten Termine sind grundsätzlich Plantermine. Verzugsbegründend sind diese Termine nur dann, wenn diese ausdrücklich als „fix“ vereinbart worden sind. Ist im Rahmen der Leistungserbringung festzustellen, dass die Einhaltung von Terminen gefährdet ist, wird HAFN den Kunden hierüber unverzüglich informieren und Gründe sowie Dauer der Verzögerung erläutern.

6.2 Im Fall von Terminverzögerungen, die auf Gründen beruhen, die von HAFN nicht zu vertreten sind (z.B., Verzögerung aufgrund von mangelnder Mitwirkung des Kunden gemäß Ziffer A.5, Change Requests gemäß Ziffer A.10 dieser AGB, Höhere Gewalt gemäß Ziffer A.14 dieser AGB, behördliches Eingreifen oder anderen von HAFN unverschuldeten Umständen) gelten sog. „Fix“-Termine bzw. Liefer- und Leistungszeiten als verlängert und zwar um die Dauer der Behinderung zzgl. einer angemessenen Anlaufzeit nach Ende der Behinderung.

7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Ein Rahmenvertrag und eine Individualvereinbarung wird – sofern nicht etwas anderes vereinbart ist – von den Parteien auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie kann zu jeder Zeit mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Kalenderquartalsende gekündigt werden. Für die in Abschnitt B. geregelten besonderen Leistungsgegenstände gelten die dort definierten speziellen Laufzeit- und Kündigungsbestimmungen vorrangig. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

7.2 Eine Kündigungserklärung bedarf der Schriftform. Maßgeblich für die Einhaltung der Frist ist der Zugang des Kündigungsschreibens.

8. Übergabe und Abnahme

8.1 Die von HAFN erbrachten Leistungen bzw. Leistungsteile können unter anderem kauf-, miet-, dienst- oder werkvertraglichen Charakter haben. Soweit es sich um kaufvertragliche Leistungen/Leistungsteile handelt, gilt die Leistung mit Übergabe der Kaufsache als erbracht. Soweit es sich um dienstvertragliche Leistungen/Leistungsteile handelt, gilt die Leistung mit Vorlage der entsprechenden Tätigkeitsdokumentation durch HAFN als erbracht. Bei werkvertraglichen Leistungen ist die jeweilige Werkleistung von dem Kunden abzunehmen. HAFN ist berechtigt, Teilabnahmen zu verlangen, sofern es sich um abtrennbare Leistungsteile handelt. Bei Werkleistungen gelten folgende Abnahmeregelungen, sofern nicht explizit etwas anderes vereinbart wird.

8.2 Die Abnahme von werkvertraglichen Leistungen/Leistungsteilen hat unverzüglich jedoch spätestens innerhalb von fünf (5) Werktagen nach Bereitstellung des Werkes zur Prüfung in Schrift- oder Textform (Brief, Fax, E-Mail) zu erfolgen. Ein Werk ist abzunehmen, wenn es im Wesentlichen vertragsgemäß hergestellt worden ist. Eine Abnahme darf insbesondere nicht aus geschmacklichen Gründen oder sonst wie unbegründet verweigert werden.

8.3 Falls der Kunden nicht innerhalb der in Ziffer A.8.2 aufgeführten Abnahmefrist seine Abnahme erklärt oder seine Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines nicht unwesentlichen Mangels verweigert hat, gilt das Werk als vorbehaltlos und rügelos abgenommen. Das Gleiche gilt für den Fall, dass der Kunden das Werk produktiv nutzt. Eine produktive Nutzung liegt z.B. vor, wenn das Werk im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit einsetzt.

9. Rechteeinräumung

9.1 Soweit HAFN für den Kunden oder im Auftrag des Kunden Individualsoftware entwickelt oder individuelle Konfigurationen vornimmt, überträgt er dem Kunden – vorbehaltlich einer anders lautenden Vereinbarung –  ein nicht ausschließliches Recht zur Nutzung der erstellten Software bzw. Konfiguration für die Dauer der Laufzeit der entsprechenden Individualvereinbarung

9.2 HAFN räumt dem Kunden – sofern nicht etwas anderes vereinbart ist – an zur Verfügung gestellter fremder Software ein zeitlich auf die Laufzeit der Individualvereinbarung beschränktes einfaches, nicht-ausschließliches, nicht übertragbares bzw. nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht ein. Dies berechtigt den Kunden zum Einsatz der Software auf einem Computer durch einen einzelnen Nutzer zur gleichen Zeit. Das Nutzungsrecht umfasst nur den Einsatz für interne Zwecke des Kunden. Eine Vermietung, Vermarktung oder Weiterentwicklung der Software ist nicht gestattet. Die eingeräumten Rechte umfassen insbesondere nicht das Recht, die Software zu bearbeiten, umzuarbeiten und umzugestalten oder sie mit anderen Werken zu verbinden. Der Umfang der eingeräumten Nutzungsrechte richtet sich im Übrigen nach den Lizenzbedingungen des jeweiligen Anbieters/Herstellers der Software. HAFN wird dem Kunden diese Bedingungen auf Anfrage zur Verfügung stellen. Bei Widersprüchen zwischen den Bedingungen der Software-Anbieter und den vorliegenden Bestimmungen, gehen die Lizenzbedingungen der Anbieter/Hersteller der Software vor.

9.3 Die Rechteeinräumung steht unter der aufschiebenden Bedingung der jeweils vollständigen Zahlung der gesamten vereinbarten Vergütung von HAFN (siehe Ziffer A.3.9).

10. Change Request/ Leistungsänderung

10.1 Ein Change Request ist ein Änderungswunsch des Kunden an dem, jeweils in der Individualvereinbarung festgeschriebenen Leistungsumfang und bedarf einer separaten Vereinbarung der Parteien. Der Kunde kann bis zum Zeitpunkt der Abnahme jederzeit Änderungen und Ergänzungen der Leistung verlangen, wenn diese für den Auftragnehmer technisch umsetzbar und zumutbar sind. Ein Änderungswunsch ist HAFN in Schrift- oder Textform (Brief, Fax, E-Mail) zuzusenden. HAFN prüft den Änderungswunsch innerhalb von sieben (7) Werktagen nach Eingang und teilt dem Kunden das Ergebnis zusammen mit den sich ggf. ergebenden Kosten und Verschiebungen des etwaigen Projektzeitplans in Form eines verbindlichen Angebots mit. Der Kunde wird das Angebot innerhalb von sieben (7) Werktagen ab Zugang des Angebots prüfen. Nimmt er das Angebot an, so werden die Änderungen Vertragsbestandteil. Nimmt der Kunde das Angebot nicht an, werden die Parteien das Projekt gem. der ursprünglichen Individualvereinbarung unverändert fortsetzen.

10.2 HAFN wird während eines laufenden Change-Request-Verfahrens die vertragsgegenständlichen Leistungen weiterführen, es sei denn der Kunde weist HAFN in Schrift- oder Textform (Brief, Fax, E-Mail) an, dass die Leistungen bis zur Entscheidung über die Leistungsänderung eingestellt oder eingeschränkt werden sollen.

11. Gewährleistung

11.1 Soweit es sich um dienstvertragliche Leistungen/Leistungsteile handelt, stehen dem Kunden weder gesetzlich, noch vertraglich Mängelrechte zu. Für Kaufsachen (z.B. Hardware und Software), hergestellte Werke und Mietsachen besteht ein gesetzliches Mängelhaftungsrecht. Die Gewährleistung richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen sowie im Hinblick auf kauf- und werkvertragliche Leistungen/Leistungsteile nach den nachstehenden Regelungen.

11.2 HAFN wird die jeweilige vereinbarte Leistung mangelfrei erbringen. HAFN leistet zum jeweiligen Zeitpunkt des Abschlusses eines Rahmenvertrages/ einer Individualvereinbarung Gewähr, dass die jeweilige Leistung etwaig ausdrücklich vereinbarte Beschaffenheitsmerkmale hat oder, soweit keine Beschaffenheit vereinbart ist, sich für die vertraglich vorausgesetzte, sonst die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Lieferungen und Leistungen dieser Art üblich ist und die der Kunde bei Lieferungen und Leistungen dieser Art erwarten kann. Etwaige Beschaffenheitsmerkmale sind von den Vertragsparteien in der Individualvereinbarung festzuschreiben.

11.3 Mängelansprüche bestehen nicht, wenn der Mangel auf einer unsachgemäßen Anwendung oder Veränderung der Leistung durch den Kunden beruht. Auch für öffentliche Äußerungen des Herstellers der verkauften Hardware oder Software oder sonstiger Dritter (z.B. Kataloge, Prospekte, Werbeaussagen) hat HAFN nicht einzustehen. Qualitätsanforderungen der Kaufsache oder des hergestellten Werkes, die der subjektiven Beurteilung unterliegen, begründen – sofern sie nicht ausdrücklich zwischen den Parteien vereinbart worden sind – keinen Gewährleistungsanspruch. Die Parteien sind sich darüber einig, dass nicht jeder Fehler von Hardware, Software oder sonstigen IT-Leistungen einen rechtlichen Mangel darstellt. Nach dem Stand der Technik ist es im Übrigen nicht möglich, das einwandfreie Funktionieren von Datenverarbeitungsgeräten, IT-Systemen und Schnittstellen unter allen denkbaren Anwendungsbedingungen zu gewährleisten und Fehler in Datenverarbeitungsprogrammen auszuschließen. Die Gewähr für eine unterbrechungsfreie Betriebsbereitschaft kann nicht übernommen werden.

11.4 Die Mängelansprüche des Kunden setzen voraus, dass er seinen gesetzlichen Untersuchungs- und Rügepflichten (§§ 377, 381 HGB) nachgekommen ist. Zeigt sich bei der Untersuchung oder später ein Mangel, so ist hiervon unverzüglich Anzeige gegenüber HAFN zu machen. Der Kunde wird etwaige Mängel- oder Fehlermeldungen unverzüglich in nachvollziehbarer Form unter Angabe der für die Fehlerbeseitigung zweckdienlichen Informationen an den für Fehlermeldungen in der Individualvereinbarung benannten Ansprechpartner, sonst an die Geschäftsführung von HAFN melden. Unterlässt der Kunde die vorstehend bestimmten Mängelanzeigen, ist die Haftung von HAFN für den nicht angezeigten Mangel ausgeschlossen.

11.5 Ist eine Kaufsache (Hardware/Software) oder ein hergestelltes Werk mangelhaft, ist HAFN nach seiner innerhalb angemessener Frist zu treffenden Wahl zur Nacherfüllung durch Beseitigung des Mangels (Nachbesserung) oder durch Lieferung einer mangelfreien Leistung (Ersatzlieferung) verpflichtet und berechtigt. Es gilt auch als Behebung des Mangels, wenn HAFN dem Kunden Wege aufzeigt, den Mangel bei der Bedienung oder durch geänderte Einstellungen zu umgehen (sog. „Workaround“) und die Bedienung und Funktion durch die Umgehung nur unwesentlich beeinträchtigt wird.

11.6 Ist die Nacherfüllung innerhalb angemessener Frist fehlgeschlagen, hat der Kunde HAFN eine angemessene Nachfrist zur Nacherfüllung zu setzen, soweit dem Kunden die Fristsetzung zumutbar ist und soweit HAFN die Nacherfüllung nicht endgültig verweigert. Liegen diese Voraussetzungen vor, kann der Kunde nach erfolglosem Ablauf der Nachfrist vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung mindern. Nach erfolglosem Ablauf der Nachfrist hat der Kunde binnen angemessener Frist zu erklären, ob er weiterhin Nacherfüllung verlangt oder ob er seine vorstehenden Rechte geltend macht. Ein Rücktrittsrecht besteht jedoch nicht bei einem unerheblichen Mangel.

11.7 Vor Rücksendung von einer mangelbehafteten Kaufsache oder eines hergestellten Werkes an HAFN hat der Kunde auf eigene Kosten und auf eigenes Risiko eine vollständige Datensicherung vorzunehmen.

11.8 Das Recht des Kunden, Ansprüche aufgrund von Mängeln geltend zu machen, verjährt nach Ablauf von zwölf (12) Monaten vom Zeitpunkt der Übergabe bzw. Abnahme an.

12. Haftpflichtversicherung

HAFN verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung. Eine für den Umfang und die Erfordernisse der betrieblichen Tätigkeiten von HAFN und ihren Mitarbeitern entsprechende Versicherungspolice mit einer ausreichenden Versicherungssumme je Versicherungsfall i.H.v. 10.000.000 € für Personen- und Sachschäden, sowie i.H.v. 1.000.000 € für Vermögensschäden liegt vor.

13. Haftung

13.1 HAFN haftet ausschließlich für Schäden, die durch HAFN und/oder die Mitarbeiter von HAFN schuldhaft verursacht worden sind.

13.2 HAFN haftet insoweit unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für einfache Fahrlässigkeit haftet HAFN – außer im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit – nur, sofern wesentliche Vertragspflichten (Kardinalpflichten) verletzt werden. Die Haftung ist diesbezüglich begrenzt auf den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden, maximal jedoch bis zu einem Betrag in Höhe der Versicherungssummen je Versicherungsfall gem. Ziffer A.12 dieser AGB.

13.3 Die Haftung für mittelbare und unvorhersehbare Schäden, entgangenen Gewinn und Vermögensschäden wegen Ansprüchen Dritter, ist im Falle einfacher Fahrlässigkeit – außer im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit – ausgeschlossen.

13.4 Eine weitergehende Haftung ist – ohne Rücksicht auf die Rechtsnatur des geltend gemachten Anspruchs – ausgeschlossen. Vorstehende Haftungsbeschränkungen bzw. -ausschlüsse gelten jedoch nicht für eine gesetzlich zwingend vorgeschriebene verschuldensunabhängige Haftung (z.B. gemäß Produkthaftungsgesetz) oder die Haftung aus einer verschuldensunabhängigen Garantie.

13.5 Jegliche Haftungsansprüche entfallen, wenn der Kunde von sich aus in die Sphäre von HAFN eingreift, Leistungen von HAFN wie auch immer modifiziert, unabhängig davon, in welchem Umfang solche Modifikationen stattfinden oder stattgefunden haben. Das Gleiche gilt für Schäden, die durch unsachgemäße oder vertragswidrige Maßnahmen des Kunden (z.B. bei der Aufstellung, Anschluss, Verwendung, Bedienung oder Lagerung von Hard- oder Software) hervorgerufen werden.

13.6 Bei Verlust von Daten haftet HAFN nur für denjenigen Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten aus einer ordnungsgemäßen, dem Stand der Technik entsprechenden Datensicherung durch den Kunden erforderlich ist. Die Haftung ist ausgeschlossen, wenn der Kunde seine in Ziffer A.5.5 genannte Pflicht zur regelmäßigen Datensicherung verletzt hat. Eine Haftung für Datenverlust bei mangelhafter oder fehlender Datensicherung durch den Kunden ist ausgeschlossen.

13.7 HAFN übernimmt keine Haftung für Schäden gleich welcher Art, die durch Dritte (z.B. Drittunternehmen, externe Rechenzentren) verursacht werden. Soweit HAFN vereinbarungsgemäß Dienste Dritter an den Kunden vermittelt, so ist HAFN für diese Dienste – insbesondere für deren Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit – nicht verantwortlich.

13.8 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten von eventuell eingebundenen gesetzlichen Vertretern, Erfüllungsgehilfen und Mitarbeitern von HAFN.

13.9 HAFN haftet maximal für die Dauer von einem Jahr seit der Feststellung der Pflichtverletzung.

14. Höhere Gewalt

14.1 Die Parteien haften nicht für Verluste, Schäden, Nichterfüllung oder verzögerte Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen, wenn und diese direkt oder indirekt durch höhere Gewalt oder sonstige, zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht vorhersehbare Ereignisse, welche die betroffene Partei nicht zu vertreten hat, verursacht worden sind. Höhere Gewalt ist ein von außen kommendes, nicht voraussehbares und auch durch Anwendung vernünftigerweise zu erwartender Sorgfalt und technisch und wirtschaftlich zumutbarer Mittel nicht abwendbares oder nicht rechtzeitig abwendbares Ereignis. Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, terroristische Angriffe, Stromausfälle, Epidemien/Pandemien, behördliche Anordnungen, gesetzliche Bestimmungen oder Maßnahmen von Regierungen oder Behörden. Als Ereignisse höherer Gewalt gelten insbesondere auch Cyberangriffe wie DDoS-Attacken, Ransomware, oder andere schwerwiegende IT-Sicherheitsvorfälle, sofern diese trotz Einhaltung branchenüblicher Sicherheitsstandards nicht verhindert werden konnten. Eine Partei, die sich auf höhere Gewalt beruft, hat die andere Partei unverzüglich über Art, Ausmaß und voraussichtliche Dauer des Ereignisses zu informieren und alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um die Auswirkungen zu minimieren. Sonstige nicht vorhersehbare Ereignisse sind insbesondere Streik und Aussperrung, sowie eine nicht richtige oder nicht rechtzeitige Belieferung durch Lieferanten.

14.2 Die den Einfluss eines Ereignisses i.S.v. Ziffer A.14.1 dieser AGB geltend machende Partei teilt der anderen Partei in Schrift- oder Textform (z.B. Brief, E-Mail, Fax) unverzüglich den Eintritt und die Beendigung dieses Ereignisses mit.

14.3 Die Auswirkungen höherer Gewalt auf das Vertragsverhältnis hängen von der Dauer des Ereignisses ab:

1. Bei Hindernissen vorübergehender Dauer (bis zu drei (3) Monate) gilt Ziffer A.6.2 dieser AGB, wonach sich Termine und Fristen um die Dauer der Behinderung zuzüglich einer angemessenen Anlaufzeit nach Ende der Behinderung verlängern.
2. Sofern ein Ereignis höherer Gewalt von nicht nur vorübergehender Dauer ist (mindestens drei (3) Monate), sind die Parteien zur außerordentlichen und fristlosen Kündigung der entsprechenden Individualvereinbarung berechtigt. Die Kündigung ist in Schriftform (siehe Ziffer A.7.2) gegenüber der anderen Partei zu erklären.

15. Geheimhaltung

15.1 Die Parteien verpflichten sich, über sämtliche vertraulichen Informationen, die im Rahmen der Geschäftsbeziehung ausgetauscht werden, Stillschweigen zu wahren. Diese Geheimhaltungsverpflichtung gilt bereits ab dem Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme und Verhandlungsphase, unabhängig davon, ob eine Individualvereinbarung abgeschlossen wird oder nicht. Sie erstreckt sich auf die gesamte Geschäftsbeziehung, einschließlich aller Vorgespräche, Vertragsverhältnisse, Anbahnungen und Nachbeziehungen, und besteht für einen Zeitraum von fünf (5) Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. der letzten Individualvereinbarung fort. Diese Geheimhaltungsvereinbarung ist gleichwertig mit einer separaten Non-Disclosure Agreement (NDA) und ersetzt ein solches, sofern nicht ausdrücklich ein gesondertes NDA vereinbart wird.

15.2 Als vertrauliche Informationen gelten alle Informationen und Unterlagen der jeweils anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet oder aus den Umständen heraus als vertraulich anzusehen sind, insbesondere Informationen über betriebliche Abläufe, Geschäftsbeziehungen, Know-how sowie sämtliche Geschäftsgeheimnisse. Dies gilt unabhängig von der Form der Übermittlung (schriftlich, mündlich, elektronisch, etc.) und unabhängig davon, ob im Rahmen von Präsentationen, Gesprächen, Dokumenten oder Datenaustausch zugänglich gemacht.

15.3 Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind solche vertraulichen Informationen:

1. die dem Empfänger bei Kontaktaufnahme oder Abschluss einer Individualvereinbarung nachweislich bereits bekannt waren oder danach von dritter Seite bekannt werden, ohne dass dadurch eine Vertraulichkeitsvereinbarung, gesetzliche Vorschriften oder behördliche Anordnungen verletzt werden;
2. die bei Kontaktaufnahme oder Abschluss einer Individualvereinbarung öffentlich bekannt sind oder danach öffentlich bekannt gemacht werden, soweit dies nicht auf einer Verletzung dieser Geheimhaltungsvereinbarung beruht;
3. die aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Anordnung eines Gerichtes oder einer Behörde offengelegt werden müssen. Soweit zulässig und möglich wird der zur Offenlegung verpflichtete Empfänger die andere Partei vorab unterrichten und ihr Gelegenheit geben, gegen die Offenlegung vorzugehen.

15.4 Die Parteien werden nur solchen Beratern Zugang zu vertraulichen Informationen gewähren, die dem Berufsgeheimnis unterliegen oder denen zuvor diesen Geheimhaltungsverpflichtungen entsprechende Verpflichtungen auferlegt worden sind. Des Weiteren werden die Parteien nur denjenigen Mitarbeitern die vertraulichen Informationen offenlegen, die diese für die Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung bzw. Individualvereinbarung kennen müssen, und diese Mitarbeiter auch für die Zeit nach ihrem Ausscheiden in arbeitsrechtlich zulässigem Umfang zur Geheimhaltung verpflichten.

15.5 Jeder schuldhafte Verstoß gegen diese Geheimhaltungsregelungen zieht eine Vertragsstrafe in Höhe von 5.000,- € nach sich. Weitergehende Ansprüche der verletzten Partei, insbesondere auf Unterlassung und Schadensersatz, bleiben davon unberührt. Die Vertragsstrafe wird auf etwaige Schadensersatzansprüche angerechnet.

16. Datenschutz

16.1 Die Parteien erkennen an, dass die von HAFN erbrachten Dienstleistungen die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umfassen können. Sofern HAFN im Rahmen der Leistungserbringung als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig wird, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung personenbezogener Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, dessen Muster von HAFN zur Verfügung gestellt wird. HAFN verpflichtet sich, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu implementieren, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten des Kunden herzustellen.

16.2 Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden durch HAFN erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und etwaiger sonstiger anwendbarer Datenschutzbestimmungen. HAFN ist berechtigt, alle, die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden betreffenden Daten, unter Beachtung dieser Gesetze zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die der Kunde angibt, erfolgt im Regelfall zur Erfüllung und Abwicklung der, zwischen den Parteien geschlossenen Verträge.

17. Referenzwerbung

Der Kunde ist damit einverstanden, dass HAFN seinen/ihren Namen und sein/ihr Logo zeitlich und örtlich unbeschränkt zu eigenen Präsentations- und Referenzzwecken z.B. auf der HAFN Webseite, den Social-Media-Auftritten, in Ausschreibungen, Prospekten, Werbeflyer etc. nutzen darf.

19. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der AGB im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die AGB als lückenhaft erweisen.

20. Streitbeilegung

20.1 Die Parteien verpflichten sich, bei Meinungsverschiedenheiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag zunächst zu versuchen, diese durch strukturierte Verhandlungen zu lösen.

20.2 Gelingt es den Parteien nicht, ihre Meinungsverschiedenheiten binnen 30 Kalendertagen nach Zugang einer Aufforderung zur Aufnahme solcher Verhandlungen beizulegen, werden sie ein Mediationsverfahren durchführen. Die Durchführung des Mediationsverfahrens ist Prozessvoraussetzung.

20.3 Durch diese Regelung ist keine Partei gehindert, ein gerichtliches Eilverfahren, insbesondere ein Arrest- oder einstweiliges Verfügungsverfahren durchzuführen.

21. Sonstiges

21.1 Die Parteien benennen jeweils einen verantwortlichen Ansprechpartner. Die Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Anbieter erfolgt, soweit nichts anderes vereinbart ist, über diese Ansprechpartner. Die Ansprechpartner haben alle mit der Vertragsdurchführung zusammenhängenden Entscheidungen unverzüglich herbeizuführen. Die Entscheidungen sind verbindlich zu dokumentieren.

21.2 Die Parteien verpflichten sich, während der Geschäftsbeziehung für die Dauer der Laufzeit einer Individualvereinbarung, sowie vierundzwanzig (24) Monate nach deren Beendigung keine Mitarbeiter der anderen Partei aktiv abzuwerben.

21.3 Der Kunde wird für die Lieferungen oder Leistungen anzuwendende Import- und Export-Vorschriften eigenverantwortlich beachten, insbesondere solche der USA. Bei grenzüberschreitender Lieferung oder Leistung trägt der Kunde anfallende Zölle, Gebühren und sonstige Abgaben. Der Kunde wird gesetzliche oder behördliche Verfahren im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Lieferungen oder Leistungen eigenverantwortlich abwickeln, außer soweit anderes ausdrücklich vereinbart ist.

21.4 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort für sämtliche Leistungen und Lieferung, sowie ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz von HAFN.

B.   Besondere Regelung zu einzelnen LeisTungsgegenständen

I. Beratungsleistungen

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 HAFN erbringt Beratungsleistungen, insbesondere zu digitalen Transformationsprozessen im Unternehmen des Kunden. Dies beinhaltet beispielsweise die Bereitstellung von fachlichem Know-how, Projektplanung und -überwachung oder die Unterstützung bei Bedarfs- und Durchführbarkeitsanalysen. Gegenstand und Umfang von Beratungsleistungen von HAFN sind im Regelfall in einer Individualvereinbarung festgehalten. Bei den Beratungsleistungen von HAFN handelt es sich um Dienstleistungen gemäß §§ 611 ff. BGB. HAFN schuldet hinsichtlich der erbrachten Beratungsleistungen – sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist – keinen wie auch immer gearteten Beratungserfolg.

1.2 HAFN erbringt ihre Beratungsleistungen entsprechend dem bei Abschluss einer Individualvereinbarung geltenden allgemein anerkannten Regeln der Technik, soweit zwischen den Parteien keine abweichenden Anforderungen vereinbart worden sind. Die Beratung erfolgt in Rücksprache mit dem Kunden unter Berücksichtigung allgemeiner Verfahrensbeschreibungen und Industriestandards (z.B. DIN, ITIL) sowie etwaiger HAFN mitzuteilender spezifischer Methoden, Normen und Anwendungspraktiken im Unternehmen bzw. der Branche des Kunden.

2. Vergütung

Die Vergütung für Beratungsleistungen richtet sich nach den allgemeinen Bestimmungen in Ziffer A.3.1 und A.3.2 a) dieser AGB. Soweit keine individuelle Vereinbarung (Ziffer A.3.1) getroffen wird, erfolgt die Abrechnung nach Zeitaufwand (A.3.2 a).

II.Handel mit Hardware und Software

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 Sofern die Parteien die Verschaffung des Eigentums und die Übergabe von Hardware (z.B.: Rechner, Festplatten, Router) oder Software durch HAFN vereinbaren, sind die Einzelheiten zum Vertragsinhalt in der jeweiligen Individualvereinbarung festgehalten. Eine Installation der vertragsgegenständlichen Hardware oder Software beim Kunden ist von HAFN nicht geschuldet.

1.2 Von HAFN in Aussicht gestellte Fristen und Termine für Lieferungen und Leistungen gelten stets nur annähernd, es sei denn, dass ausdrücklich eine feste Frist oder ein fester Termin zugesagt oder vereinbart ist (siehe Ziffer A.6 dieser AGB). Sofern eine Versendung der Kaufsache zwischen den Parteien vereinbart wurde, beziehen sich Lieferfristen und Liefertermine auf den Zeitpunkt der Übergabe an den Spediteur, Frachtführer oder sonst mit dem Transport beauftragten Dritten.

1.3 HAFN ist berechtigt, Teillieferungen vorzunehmen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.

1.4 Sofern die vom Kunden erworbene Kaufsache geliefert werden soll, unterstehen die Versandart und die Verpackung dem pflichtgemäßen Ermessen von HAFN. Die Gefahr geht spätestens mit der Übergabe der Kaufsache (wobei der Beginn des Verladevorgangs maßgeblich ist) an den Spediteur, Frachtführer oder sonst zur Ausführung der Versendung bestimmten Dritten auf den Kunden über. Dies gilt auch dann, wenn Teillieferungen erfolgen oder HAFN noch andere Leistungen (z.B. Installation) übernommen hat. Verzögert sich der Versand oder die Übergabe infolge eines Umstandes, dessen Ursache beim Kunden liegt, geht die Gefahr von dem Tag an auf den Kunden über, an dem der Liefergegenstand versandbereit ist und HAFN dies dem Kunden angezeigt hat.

1.5 Die Kaufsache ist unverzüglich nach Ablieferung beim Kunden oder an dem von ihm bestimmten Dritten sorgfältig zu untersuchen. Die Kaufsache gilt hinsichtlich offensichtlicher Mängel oder anderer Mängel, die bei einer unverzüglichen, sorgfältigen Untersuchung erkennbar gewesen wären, als vom Kunden genehmigt, wenn HAFN nicht binnen sieben (7) Werktagen nach Ablieferung eine schriftliche Mängelrüge zugeht. Hinsichtlich anderer Mängel gelten die Liefergegenstände als vom Kunden genehmigt, wenn die Mängelrüge HAFN nicht binnen sieben (7) Werktagen nach dem Zeitpunkt zugeht, in dem sich der Mangel zeigte; war der Mangel bei normaler Verwendung bereits zu einem früheren Zeitpunkt offensichtlich, ist jedoch dieser frühere Zeitpunkt für den Beginn der Rügefrist maßgeblich. Auf Verlangen von HAFN ist ein beanstandeter Liefergegenstand frachtfrei an HAFN zurückzusenden. Bei berechtigter Mängelrüge erstattet HAFN die Kosten des günstigsten Versandweges; dies gilt nicht, soweit die Kosten sich erhöhen, weil der Liefergegenstand sich an einem anderen Ort als dem Ort des bestimmungsgemäßen Gebrauchs befindet.

2. Vergütung

Die Vergütung für den Handel mit Hardware und Software richtet sich nach den allgemeinen Bestimmungen in Ziffer A.3.2 b) dieser AGB. 

3. Eigentumsvorbehalt

3.1 HAFN behält sich das Eigentum an den Kaufsachen vor, bis sämtliche Forderungen von HAFN gegen den Kunden aus der Geschäftsverbindung einschließlich der künftig entstehenden Forderungen auch aus gleichzeitig oder später abgeschlossenen Individualvereinbarungen beglichen sind. Das gilt auch dann, wenn einzelne oder sämtliche Forderungen von HAFN in eine laufende Rechnung aufgenommen wurden und der Saldo gezogen und anerkannt ist. Bei vertragswidrigem Verhalten des Kunden, insbesondere bei Nichtzahlung des fälligen Kaufpreises, ist HAFN berechtigt, nach den gesetzlichen Vorschriften vom Vertrag zurückzutreten und/oder die Ware auf Grund des Eigentumsvorbehalts heraus zu verlangen. Das Herausgabeverlangen beinhaltet nicht zugleich die Erklärung des Rücktritts; HAFN ist vielmehr berechtigt, lediglich die Ware heraus zu verlangen und sich den Rücktritt vorzubehalten. Die für die Rücknahme anfallenden Transportkosten trägt der Käufer. Von HAFN zurückgenommene Vorbehaltsware darf HAFN verwerten. Der Erlös der Verwertung wird mit denjenigen Beträgen verrechnet, die der Kunde HAFN schuldet, nachdem HAFN einen angemessenen Betrag für die Kosten der Verwertung abgezogen hat.

3.2 Der Kunde muss die Vorbehaltsware pfleglich behandeln. Er muss sie auf seine Kosten gegen Feuer-, Wasser- und Diebstahlschäden ausreichend zum Neuwert versichern. Sofern Wartungs- und Inspektionsarbeiten erforderlich werden, muss der Kunde sie auf eigene Kosten rechtzeitig durchführen. Der Kunde darf Wartungs- und Inspektionsarbeiten durch Drittdienstleister jedoch nur nach vorheriger Zustimmung von HAFN vornehmen lassen.

3.3 Die unter Eigentumsvorbehalt stehenden Waren dürfen vor vollständiger Bezahlung der gesicherten Forderungen weder an Dritte verpfändet noch zur Sicherheit übereignet werden. Der Kunde hat HAFN unverzüglich schriftlich zu benachrichtigen, wenn ein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens gestellt oder soweit Zugriffe Dritter (z.B.: Pfändungen) auf die HAFN gehörenden Waren erfolgen.

3.4 Wenn der Wert der bestehenden Sicherheiten die zu sichernden Forderungen um mehr als 20% übersteigt, ist HAFN auf Verlangen des Kunden insoweit zur Freigabe verpflichtet.

III. Miete von Software

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 HAFN vermittelt dem Kunden Softwarelizenzen von Drittanbietern und erbringt damit zusammenhängende Dienstleistungen. Der Kunde schließt einen direkten Vertrag mit dem jeweiligen Softwareanbieter ab. HAFN übernimmt die Abrechnung der Lizenzgebühren und administrative Aufgaben, ist jedoch nicht selbst für die Bereitstellung oder Funktionsfähigkeit der Software verantwortlich. HAFN schuldet darüber hinaus keine Beratungsleistungen bezüglich der Auswahl, Dimensionierung oder Eignung der Software für die spezifischen Anforderungen des Kunden. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die sachgerechte Auswahl der für seine Zwecke geeigneten Software und Lizenzmodelle. Der Kunde kann jedoch zusätzlich zur Softwaremiete ergänzende Beratungsleistungen gemäß Abschnitt B.I, Einrichtungsleistungen („HAFN-Standard") gemäß Abschnitt B.IV und/oder Betriebsdienstleistungen (Managed Services) gemäß Abschnitt B.V dieser AGB in Anspruch nehmen. Diese ergänzenden Leistungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und Vergütung.

1.2 Im Regelfall handelt es sich bei der Softwaremiete um Microsoft-Online-Dienste wie Microsoft Azure oder Microsoft 365 („Microsoft-Online-Dienste“). Hierbei wird ein direkter Vertrag zwischen dem Kunden und der Microsoft Ireland Operations Limited („Microsoft“) abgeschlossen, den HAFN vermittelt („Microsoft Customer Agreement"). HAFN agiert als indirekter Wiederverkäufer im Rahmen des Microsoft Cloud Solution Provider-Programms („CSP-Programm“). Die spezifischen Bedingungen des CSP-Programms, einschließlich der New Commerce Experience („NCE“), gelten ergänzend zu diesen AGB. Für Microsoft-Online-Dienste erbringt HAFN ergänzende Leistungen wie die Entgegennahme der Kundenbestellung, die Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos oder die Abrechnung der Online-Dienste. Die Bereitstellung und Lizenzierung erfolgt direkt durch Microsoft. Im Hinblick auf die Vertragsbeziehung des Kunden zu Microsoft finden die nachfolgenden Vertragsbedingungen von Microsoft zu den jeweiligen Online-Diensten Anwendung:

• Microsoft Kunden Vertrag („Microsoft Customer Agreement“) (https://docs.microsoft.com/de-de/partner-center/agreements)
• Microsoft Office 365 (https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/office-365-service-descriptions-technet-library?redirectedfrom=MSDN)
• Microsoft Online Terms (http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=German)
• Microsoft Service Level Agreement (http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=1533)
• Microsoft-Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger bei Kunden mit besonderen Verschwiegenheitspflichten („Data Secrecy Amendment“)

1.3 HAFN ist berechtigt, administrative Änderungen an den Microsoft-Diensten im Rahmen der vereinbarten Leistungen vorzunehmen. Der Kunde kann jederzeit die vollständige Übertragung der Administratorenrechte an sich selbst verlangen.

1.4 Gehört der Kunde zu einer Berufsgruppe mit besonderen Verschwiegenheitspflichten (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte), ist er verpflichtet, HAFN hierüber zu informieren. In diesem Fall wird die vorgenannte Microsoft-Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger abgeschlossen.

1.5 Der Kunde ist – sofern er im Rahmen der Betriebsleistungen keine Backup-Leistungen bei HAFN gebucht hat (Ziffer B.V) gebucht hat – für die ordnungsgemäße Sicherung der in und mit der angemieteten Software gespeicherten und verarbeiteten Daten selbst verantwortlich.

2. Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen

2.1 Bei der Miete von Software handelt es sich um die Bereitstellung von Softwarelizenzen Dritter. 2.2 Die Nutzungsrechte des Kunden richten sich ausschließlich nach den jeweiligen Vertrags- bzw. Lizenzbedingungen des jeweiligen Softwareanbieters. Bei Widersprüchen zwischen den Lizenzbedingungen der Anbieter und den vorliegenden Bestimmungen gehen die Lizenzbedingungen der Anbieter vor.

2.3 Der Kunde verpflichtet sich, die Software nur im Rahmen der vom Softwarenbieter eingeräumten Nutzungsrechte zu verwenden und sämtliche Lizenzbedingungen des Softwareanbieters einzuhalten.

3. Vergütung 

3.1 Die spezifischen Vergütungsregelungen für die Miete von Software richten sich nach den allgemeinen Bestimmungen in Ziffer A.3.2 d) dieser AGB. Die Lizenzgebühren berechnen sich üblicherweise auf Basis der am jeweiligen Stichtag aktiven Benutzerkonten und der vom Kunden bei dem Softwareanbieter gebuchten Leistungen.

3.2 Preisänderungen der Softwareanbieter werden an den Kunden weitergegeben. HAFN wird den Kunden über Preisänderungen nach Information durch den Softwareanbieter und rechtzeitig vor deren Inkrafttreten informieren.

3.3 Die Zahlungspflicht des Kunden besteht unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Software durch die Endbenutzer. Entscheidend ist allein die Bereitstellung der Lizenzen durch HAFN.

4. Laufzeit, Kündigung und Vertragsbeendigung

4.1 Die Laufzeit und die Kündigungsfristen ergeben sich aus dem Angebot oder der entsprechenden Individualvereinbarung. Bei Microsoft-Online-Diensten richten sich die Kündigungsfristen nach den Bedingungen des Microsoft Customer Agreement und den gewählten Abonnementlaufzeiten.

4.2 Bei Beendigung des Vertrages mit HAFN bleibt das direkte Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und dem Softwareanbieter (z.B. Microsoft) bestehen. HAFN wird dann etwaig verbliebene Administratorenrechte an den Kunden oder auf Wunsch des Kunden an seinen neuen IT-Dienstleister übertragen.   Mit Beendigung der Vertragsbeziehung wird HAFN die bis zum Zeitpunkt der Beendigung erstellte Dokumentation dem Kunden in digitaler Form zur Verfügung stellen und anschließend aus ihren Systemen löschen. HAFN ist nicht verpflichtet, Dokumentationen über die Vertragsbeendigung hinaus vorzuhalten, zu pflegen oder zu aktualisieren. 

4.3 HAFN schuldet weder bei einer Beendigung des Vertrags zwischen HAFN und dem Kunden, noch bei einer Beendigung des Mietverhältnisses des Kunden mit dem Softwareanbieter eine Migration der in der Software gespeicherten und verarbeiteten Daten des Kunden. 

5. Haftung für Lizenzkosten, Ausfallrisiko

5.1 Der Kunde haftet für alle von HAFN getätigten Aufwendungen für Software-Lizenzen bis zur vollständigen Beendigung der Nutzung. Dies gilt auch bei außerordentlicher Kündigung oder Vertragsbeendigung aus anderen Gründen.

5.2 Insbesondere bei Microsoft-Online-Diensten haftet der Kunde für alle über HAFN abgerechneten Lizenzkosten bis zur vollständigen Beendigung der Nutzung. Obwohl ein direktes Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und Microsoft besteht, können über HAFN abgerechnete Beträge bei Zahlungsausfall des Kunden zu Forderungen von Microsoft gegenüber HAFN führen. Dies gilt entsprechend auch für die Miete von Software anderer Anbieter durch den Kunden.

5.3 HAFN ist berechtigt, bei erstmaliger Lizenzbereitstellung, bei wesentlicher Erweiterung des Lizenzumfangs oder bei Verschlechterung der Bonität des Kunden eine angemessene Vorauszahlung von bis zu sechs Monatsraten oder eine gleichwertige Sicherheitsleistung (z.B. Bankbürgschaft) zu verlangen.

5.4 Werden nach Vertragsschluss Umstände bekannt, die die Kreditwürdigkeit des Kunden wesentlich mindern (insbesondere Zahlungseinstellung, Insolvenzantrag, erheblicher Zahlungsverzug bei anderen Gläubigern), ist HAFN berechtigt:

• weitere Leistungen nur gegen Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung zu erbringen
• den Vertrag mit einer Frist von einem Monat außerordentlich zu kündigen

5.5 Bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden oder bei Abweisung mangels Masse ist HAFN zur sofortigen außerordentlichen Kündigung berechtigt. Der Kunde haftet für alle bis zur Beendigung anfallenden Lizenzkosten.

6. Lizenzüberschreitung und Compliance

6.1 Die Software wird dem Kunden ausschließlich zur eigenen geschäftlichen Nutzung überlassen. Eine Weitervermietung, Unterlizenzierung oder anderweitige Übertragung der Nutzungsrechte an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung von HAFN und/oder dem Softwareanbieter untersagt.

6.2 Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarte Anzahl von Benutzern nicht zu überschreiten. HAFN ist berechtigt, die tatsächliche Nutzung zu überwachen und bei Überschreitungen zusätzliche Lizenzen zu berechnen.

6.3 Bei festgestellten Lizenzüberschreitungen ist der Kunde verpflichtet, unverzüglich zusätzliche Lizenzen zu erwerben und eine Nachzahlung für den Zeitraum der unbefugten Nutzung zu leisten.

7. Haftung

7.1 HAFN übernimmt keine Gewährleistung für die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit oder Eignung der vermittelten Software. Die Gewährleistung obliegt ausschließlich dem jeweiligen Softwareanbieter.

7.2 HAFN haftet nicht für Schäden, die durch die Nutzung der vermittelten Software entstehen. Dies umfasst insbesondere Datenverlust, Betriebsunterbrechungen oder entgangenen Gewinn. Die Haftung von HAFN beschränkt sich auf die ordnungsgemäße Vermittlung der Softwarelizenzen und die vereinbarten administrativen Leistungen.

7.3 HAFN haftet nicht für die Inhalte, die der Kunde in oder mit Hilfe der bereitgestellten Software verarbeitet oder speichert.

7.4 Der Kunde stellt HAFN von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung der Software oder aus Vertragsverletzungen des Kunden gegenüber dem jeweiligen Softwareanbietern entstehen.

8. Datenschutz

8.1 HAFN übernimmt keine Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch den Kunden. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, ob und wie er die angemietete Software rechtskonform einsetzen darf.

8.2 Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in und mit der angemieteten Software gelten die Datenschutzinformationen und -verträge des jeweiligen Softwareanbieters.

IV. Einrichtungsleistungen („HAFN-Standard“)

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 HAFN erbringt unter der Bezeichnung „HAFN Standard“ zusammengefasste Leistungen aus Programmierung, manuellen Prozessen und Standardvorgehensweisen. Es handelt sich dabei um standardisierte Einrichtungsleistungen für Microsoft 365-Umgebungen des Kunden. Diese Leistungen umfassen die initiale Konfiguration und sicherheitsorientierte Grundeinrichtung eines Microsoft365-Mandanten entsprechend einem von HAFN entwickelten, branchenspezifischen Standardverfahren. Die Einrichtungsleistungen orientieren sich an den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik und zielen auf die Implementierung eines bestmöglichen Sicherheitsniveaus ab.

1.2 HAFN schuldet die erfolgreiche und vertragsgemäße Einrichtung der Microsoft 365-Umgebung entsprechend den definierten Standardspezifikationen. Die konkrete Ausgestaltung der zu erbringenden Einrichtungsleistungen ergibt sich aus der jeweiligen Individualvereinbarung unter Bezugnahme auf die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige HAFN Standard-Spezifikation.

1.3 HAFN Standard-Leistungen umfassen ausdrücklich nicht die Bereitstellung oder Lizenzierung von Microsoft 365-Produkten, individuelle Beratungsleistungen zur optimalen Konfiguration, den laufenden Betrieb der eingerichteten Umgebung oder Schulungen der Endanwender. Diese Leistungen können gesondert nach den Regelungen der Abschnitte B.I, B.III und B.V dieser AGB beauftragt werden.

2. Leistungsumfang HAFN Standard

2.1 Der HAFN Standard umfasst die systematische Ersteinrichtung eines Microsoft 365-Tenants mit folgenden Kernkomponenten: Implementierung branchenspezifischer Sicherheitsrichtlinien, Konfiguration von Identitäts- und Zugriffsverwaltung, Einrichtung von Datenschutz- und Compliance-Grundeinstellungen, Aktivierung relevanter Sicherheitsfeatures und Dokumentation der vorgenommenen Konfigurationen.

2.2 Die Standardkonfiguration erfolgt nach einem von HAFN entwickelten, dokumentierten Verfahren, das sich an bewährten Sicherheitspraktiken und den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik orientiert. Die konkreten Konfigurationsparameter werden branchenspezifisch angepasst, ohne dass im Regelfall eine individuelle Abstimmung mit dem Kunden über einzelne Sicherheitseinstellungen erfolgt.

2.3 HAFN wird dem Kunden nach Abschluss der Einrichtungsarbeiten eine Dokumentation der vorgenommenen Konfigurationen zur Verfügung stellen. Diese Dokumentation umfasst eine Übersicht der aktivierten Sicherheitsfeatures, implementierten Richtlinien und vorgenommenen Grundeinstellungen.

3. Voraussetzungen und Mitwirkungspflichten

3.1 Voraussetzung für die Erbringung der HAFN Standard-Leistungen ist das Vorhandensein eines aktiven Microsoft 365-Abonnements mit den erforderlichen Lizenzrechten für die zu implementierenden Sicherheitsfeatures. Der Kunde hat HAFN die notwendigen Administratorrechte für den Microsoft 365-Tenant zu erteilen.

3.2 Der Kunde verpflichtet sich, HAFN alle für die Einrichtung erforderlichen Informationen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören insbesondere Informationen über die Unternehmensstruktur, bereits vorhandene IT-Systeme, geplante Nutzungsszenarien und besondere branchenspezifische (Sicherheits-)Anforderungen.

3.3 Sofern der Kunde bereits über eine teilweise konfigurierte Microsoft 365-Umgebung verfügt, wird HAFN eine Analyse der bestehenden Konfiguration durchführen und diese soweit möglich in den HAFN Standard überführen. Konflikte zwischen bestehenden und „HAFN Standard“-Konfigurationen werden dem Kunden mitgeteilt und können eine gesonderte Abstimmung erforderlich machen.

4. Abnahme und Übergabe

4.1 Nach Abschluss der Einrichtungsarbeiten stellt HAFN die konfigurierte Microsoft 365-Umgebung zur Abnahme bereit und übermittelt die Konfigurationsdokumentation gemäß Ziffer B.IV.2.3. Eine Abnahme hat zu erfolgen, wenn der HAFN Standard eingerichtet worden ist und die vereinbarten Sicherheitsfeatures ordnungsgemäß funktionieren. Geringfügige Abweichungen, die die Funktionsfähigkeit oder Sicherheit nicht beeinträchtigen, berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme. Die Abnahme hat innerhalb von fünf Werktagen nach Bereitstellung zur Abnahme zu erfolgen. Wird die Abnahme nicht innerhalb der vorgesehenen Frist erklärt oder nicht unter Angabe mindestens eines wesentlichen Mangels verweigert, gilt das Werk als abgenommen.

4.2 Die Umsetzung des HAFN-Standards gilt auch als abgenommen, wenn der Kunde die eingerichtete Microsoft 365-Umgebung produktiv nutzt. Eine produktive Nutzung liegt vor, wenn der Kunde die Umgebung im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit einsetzt.

4.3 Mit der Abnahme überträgt HAFN die Administratorrechte vollständig an den Kunden oder an einen vom Kunden benannten IT-Dienstleister. Eine Verpflichtung zur Einweisung der Administratoren oder Endanwender besteht nicht.

5. Vergütung

5.1 Die spezifischen Vergütungsregelungen für HAFN-Standard-Leistungen richten sich nach den allgemeinen Bestimmungen in Ziffer A.3.2 c) dieser AGB.

5.2 Zusätzlich erforderliche Leistungen, die über den HAFN Standard hinausgehen, werden nach den vereinbarten Tages- und Stundensätzen gemäß Ziffer A.3.2 a) gesondert berechnet. HAFN wird den Kunden vor Erbringung solcher zusätzlichen Leistungen über die entstehenden Kosten informieren.

5.3 Änderungen der Microsoft-Lizenzkosten oder zusätzlich erforderliche Lizenzen für die Implementierung des HAFN-Standards gehen zu Lasten des Kunden und werden – sofern Microsoft365 über HAFN angemietet wird – von HAFN separat in Rechnung gestellt.

6. Gewährleistung

6.1 HAFN gewährleistet, dass die Einrichtung entsprechend der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen HAFN Standard-Spezifikation erfolgt und die implementierten Sicherheitsfeatures ordnungsgemäß funktionieren.

6.2 HAFN haftet nicht für Mängel, die durch nachträgliche Änderungen der Konfiguration durch den Kunden oder Dritte, Updates der Microsoft 365-Plattform oder veränderte Sicherheitsanforderungen entstehen.

6.3 Eine Gewährleistung für die dauerhafte Aktualität oder Wirksamkeit der implementierten Sicherheitsmaßnahmen gegenüber sich wandelnden Bedrohungslagen wird nicht übernommen. Der Kunde ist für die kontinuierliche Anpassung und Weiterentwicklung der Sicherheitseinstellungen selbst verantwortlich.

7. Haftung

7.1 Für HAFN Standard-Leistungen gelten die allgemeinen Haftungsregelungen der Ziffer A.13 dieser AGB.

7.2 HAFN haftet nicht für Einschränkungen, die durch die Implementierung des HAFN-Standards entstehen, sofern diese den vereinbarten Spezifikationen entspricht. Dies umfasst insbesondere Abstriche in der Nutzungsfreundlichkeit aufgrund erhöhter Sicherheitseinstellungen.

7.3 Der Kunde stellt HAFN von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung der nach HAFN Standard eingerichteten Microsoft 365-Umgebung entstehen, sofern diese entsprechend den vereinbarten Spezifikationen konfiguriert wurde.

8. Nachträgliche Anpassungen

8.1 Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen der standardisierten Konfiguration sind nicht Gegenstand der „HAFN Standard“-Leistung und bedürfen einer gesonderten Beauftragung.

8.2 HAFN bietet optional einen kostenpflichtigen Service zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitskonfiguration an. Einzelheiten zu diesem Service können gesondert vereinbart werden.

8.3 Bei wesentlichen Änderungen der Microsoft 365-Plattform oder neuen Sicherheitsempfehlungen des BSI bietet HAFN seinen Kunden entsprechend angepasste Standard-Spezifikation an. Bestehende Kunden werden über verfügbare Anpassungspakete informiert, die gesondert beauftragt werden können.

V. Betriebsdienstleistungen/ Managed Services („HAFN-Betrieb“ & Service Container) 

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 Im Sinne dieser AGB bezeichnet der Begriff „Managed Services“ IT-Dienstleistungen von HAFN, welche den fortlaufenden Betrieb, die systematische Überwachung, die proaktive Verwaltung und die technische Steuerung einer oder mehrerer IT-Umgebungen des Kunden umfassen. Dies beinhaltet insbesondere, jedoch nicht ausschließlich, Microsoft Azure- und/oder Microsoft 365-Umgebungen des Kunden. HAFN führt hierbei die strukturierte Konfiguration, kontinuierliche Optimierung, umfassende Sicherheitsüberwachung und das proaktive Management der IT-Infrastruktur des Kunden durch, mit dem Ziel, einen stabilen, sicheren und wirtschaftlich effizienten Betrieb zu gewährleisten.

1.2 Die Managed Services von HAFN gliedern sich in zwei komplementäre Leistungsbestandteile: den „HAFN-Betrieb“ als Grundleistung und ergänzende „Service Container“ als Zusatzleistungen. Dazu im Einzelnen:

1. HAFN-Betrieb: Der „HAFN-Betrieb“ selbst umfasst die grundlegenden betrieblichen Infrastrukturleistungen, die für einen ordnungsgemäßen IT-Service-Betrieb erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere die Bereitstellung und Vorhaltung qualifizierter IT-Fachkräfte, die Implementierung und der Betrieb von IT-Service-Management-Systemen, die Führung einer zentralen Dokumentation der IT-Umgebung einschließlich Zugangs- und Konfigurationsdaten, die Bereitstellung eines strukturierten Service-Portals für die Kundeninteraktion, sowie die Einrichtung und Verwaltung von Lizenzmanagementsystemen. Darüber hinaus beinhaltet der „HAFN-Betrieb“ ein monatliches Support-Stundenkontingent, das quartalsweise zusammengefasst und in 15-Minuten-Intervallen abgerechnet wird. 
2. Service-Container: Im Rahmen der Managed Services bietet HAFN modulare, funktional abgegrenzte Dienstleistungspakete in Form von sogenannten „Service Containern“ an. Diese Container decken spezifische Aspekte des IT-Betriebs ab und können insbesondere folgende Leistungsbereiche umfassen: a) Security Management (Verwaltung sicherheitsrelevanter Aspekte) b) Cost Management (Optimierung und Überwachung der IT-Kosten) c) Configuration Management (Konfigurationsmanagement der IT-Ressourcen) d) Tenant Administration (Administration der Cloud-Mandanten) e) Weitere in der Individualvereinbarung definierte Leistungspakete. Inhalt und Umfang der konkreten Leistungen der einzelnen Service Container sowie die damit verbundenen Vergütungen werden in der jeweiligen Individualvereinbarung oder im Rahmenvertrag abschließend definiert.

1.2 Im Rahmen der hier beschriebenen Managed Services ist der Leistungsgegenstand nicht die Bereitstellung von Microsoft Azure- und/oder Microsoft 365 Produkten und Dienstleistungen, sondern deren professionelle Verwaltung, Konfiguration, Optimierung und den Betrieb. Die von HAFN angebotenen Managed Services umfassen vorrangig die fachkundige Betreuung und Administration der vom Kunden genutzten Cloud-Dienste mit Fokus auf den Bereichen Security Management (Sicherheitsmanagement), Compliance Management (Einhaltung von Rechtsvorschriften und Standards) und Cost Management (Kostenoptimierung).

1.3 Die Erbringung der vertragsgegenständlichen Dienstleistungen erfolgt im Regelfall remote unter Verwendung branchenüblicher Fernwartungstools, insbesondere Remote Desktop Protocol (RDP) oder Secure Shell (SSH). Die Auswahl der im Einzelfall eingesetzten Werkzeuge erfolgt durch HAFN nach dem aktuellen Stand bewährter Technik unter Berücksichtigung von IT-Sicherheitsaspekten.

1.4 HAFN verfolgt bei der Leistungserbringung den strategischen Ansatz, die Schnittstelle zwischen den Geschäftsprozessen des Kunden und den bereitgestellten IT-Diensten ganzheitlich zu betreuen. Dies dient dem Ziel, komplexe technische Probleme präventiv zu vermeiden, geschäftliche Anforderungen klar zu definieren und daraus resultierende technische Anforderungen strukturiert umzusetzen.

2. Partnerbeziehung und Microsoft-Services

2.1 Im Rahmen der Managed Services greift HAFN auf die bestehenden Microsoft-Strukturen des Kunden zu, um den vertragskonformen Betrieb zu gewährleisten. Der Kunde wird HAFN bei Microsoft als Digital Partner of Record (DPOR) oder mittels Partner Admin Link (PAL) innerhalb der vertragsgegenständlichen Abonnements als verantwortliche Stelle für die betreffenden Ressourcen registrieren und die erforderlichen Berechtigungen erteilen. Alternativ kann HAFN, sofern im Besitz der entsprechenden Abonnements, die erforderlichen Berechtigungen nach Abstimmung mit dem Kunden einrichten.

2.2 Die Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und Betriebssicherheit der zugrunde liegenden Cloud-Infrastruktur liegt nicht im Verantwortungsbereich von HAFN, sondern obliegt ausschließlich dem jeweiligen Cloud-Service-Provider, in diesem Fall Microsoft. Die entsprechenden Service Level Agreements (SLAs) des Cloud-Providers (Microsoft) werden durch diesen direkt gegenüber dem Kunden geschuldet und sind nicht Bestandteil der zwischen dem Kunden und HAFN geschlossenen Vereinbarungen. HAFN übernimmt im Rahmen der vereinbarten Service Container die Verantwortung für ein angemessenes Monitoring der verfügbaren Leistungswerte und gibt auf dieser Basis Empfehlungen ab, die ein optimales Verhältnis zwischen Kosten und Leistung anstreben.

2.3 Sämtliche vertragsrelevanten Sicherheits- und Compliance-Vorgaben werden durch den Kunden definiert und HAFN mitgeteilt. Diese Vorgaben werden bei der Bearbeitung von Änderungsanforderungen und Supportfällen berücksichtigt. Der Kunde ist verpflichtet, HAFN die für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erforderlichen Informationen zur Datenklassifizierung vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

2.4 Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Managed-Service-Dienstleistungen wird zwischen den Parteien eine separate Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgeschlossen. Der Abschluss einer solchen Vereinbarung ist zwingende Voraussetzung für die Erbringung von Leistungen, bei denen HAFN personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet. Dies entspricht den Bestimmungen in Ziffer A.16 dieser AGB.

2.5 Für administrative Tätigkeiten mit erhöhten Zugriffsrechten ist mindestens eine Microsoft 365-Lizenz pro eingesetztem Administrator erforderlich. Die Kosten für diese administrativen Lizenzen trägt der Kunde. In der Individualvereinbarung bzw. dem Angebot und der Auftragsbestätigung wird verbindlich festgelegt, ob diese Lizenzen als jährliche oder monatliche Variante gebucht werden.

2.6 Soweit HAFN im Rahmen der Managed Services Microsoft-Online-Dienste wie Microsoft Azure oder Microsoft 365 konfiguriert oder verwaltet, ist ein direkter Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und der Microsoft Ireland Operations Limited („Microsoft“) erforderlich. Für die Vermittlung dieses Vertrages durch HAFN gelten die Regelungen in Abschnitt B.III. 

3. Service Container und Flexibilität

3.1 Im Rahmen eines Managed Service Vertrags können die unter Ziffer 1.5 genannten Service Container flexibel als modulare Erweiterung der HAFN IT-Dienstleistungen gebucht oder storniert werden. Die jeweiligen Container verursachen zusätzliche Kosten, die im Angebot und der entsprechenden Auftragsbestätigung detailliert spezifiziert werden.

3.2 Abweichend von den allgemeinen Laufzeit- und Kündigungsbestimmungen der Managed Service Verträge gemäß Ziffer B.IV.9 sind einzelne Service Container mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende des Folgemonats kündbar. Diese flexible Kündigungsmöglichkeit einzelner Container besteht unabhängig von der Laufzeit des grundlegenden Vertrages über Betriebsdienstleistungen/ Managed Services.

4. Organisation und Weisungsbefugnis

4.1 Der Kunde benennt schriftlich die Personen, die berechtigt sind, HAFN verbindliche Weisungen zu erteilen (nachfolgend „weisungsbefugte Personen“). Diese Personen sind insbesondere befugt: a) Informative Rückfragen zum Status der vereinbarten Services zu stellen b) Anfragen zu individuellen Inhalten oder Konfigurationen zu tätigen c) Change Requests zur Anpassung bestehender Services zu beauftragen d) Die Implementierung neuer Services in Auftrag zu geben

4.2 Auf Seiten von HAFN ist das zuständige Supportteam primärer Ansprechpartner für den Kunden. Anfragen können über folgende Kommunikationskanäle eingereicht werden: a) Telefon (nur während der vereinbarten Servicezeiten) b) E-Mail (jederzeit) c) Servicedesk-Portal (jederzeit) Die organisatorische Koordination, fachliche Steuerung und Bearbeitung von Eskalationen erfolgt durch den verantwortlichen Service Manager.

4.3 Die weisungsbefugten Personen des Kunden sowie die zuständigen Ansprechpartner von HAFN werden in einer strukturierten RACI-Matrix (Responsibility Assignment Matrix) dokumentiert. Diese Matrix regelt verbindlich die Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege zwischen den Parteien. Der Kunde kann Änderungen dieser Matrix im Rahmen des monatlichen Service Review Meetings gemäß Ziffer B.V.5.2 oder durch schriftliche Mitteilung über die etablierten Support-Kanäle an HAFN übermitteln. HAFN erstellt die initiale RACI-Matrix zu Beginn des Vertragsverhältnisses gemeinsam mit dem Kunden im Rahmen eines strukturierten Onboarding-Prozesses.

5. Service Management

5.1 HAFN stellt einen qualifizierten Service Manager als zentralen operativen Ansprechpartner für den Kunden zur Verfügung. Der Service Manager fungiert als dauerhaft zugewiesene Kontaktperson für sämtliche Belange im Zusammenhang mit den vereinbarten Dienstleistungen, insbesondere für: a) Die Implementation neuer Services b) Die Planung und Koordination von Erweiterungen bestehender Services c) Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Serviceportfolios d) Die Aufnahme und fachliche Qualifizierung von Kundenanforderungen e) Die Koordination der vertragskonformen Leistungserbringung

5.2 Im Rahmen eines strukturierten Service-Governance-Prozesses findet mindestens einmal im Quartal ein Service-Review-Meeting zwischen dem Kunden und dem Service Manager von HAFN statt. Dieses Meeting wird, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, remote durchgeführt und ist für eine Dauer von maximal 60 Minuten ohne zusätzliche Kosten für den Kunden in der vereinbarten Vergütung enthalten. Überschreitet das Service-Review-Meeting die vorgesehene Dauer von 60 Minuten, wird die zusätzliche Zeit nach den vereinbarten Stundensätzen gesondert in Rechnung gestellt. Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kann das monatliche Service-Review-Meeting auch als Präsenztermin durchgeführt werden; in diesem Fall werden die anfallenden Reisekosten sowie die zusätzliche Zeitaufwand für An- und Abreise nach den vereinbarten Konditionen in Rechnung gestellt.

6. Support

6.1 Die im „HAFN Betrieb“  inkludierten Support-Stundenkontingente können quartalsweise durch den Kunden in ihrem Umfang flexibel angepasst werden. Im „HAFN-Betrieb“ ist ein Basis-Stundenkontingent gemäß der vertraglich vereinbarten Kostenübersicht je Kalendermonat in der Grundvergütung enthalten. Die monatlichen Support-Stundenkontingente werden pro Quartal zusammengefasst und können innerhalb dieses Quartals flexibel genutzt werden. Nicht genutzte Stunden aus diesem Support-Stundenkontingente verfallen am Ende des jeweiligen Quartals ersatzlos ohne Kompensation oder Übertrag. Das inkludierte Support-Kontingent kann ausschließlich für reguläre Servicedesk-Anfragen jeglicher Art genutzt werden, nicht jedoch für projektbezogene Consulting-Leistungen oder umfangreiche Implementierungen. Der Service Manager informiert den Kunden regelmäßig über die verbleibenden Stunden des Quartalskontingents. 

6.2 Der HAFN-Servicedesk fungiert als zentrale und einheitliche Anlaufstelle für sämtliche Serviceanfragen und Störungsmeldungen des Kunden. Supportanfragen können jederzeit über folgende Kommunikationskanäle eingereicht werden: a) Telefonische Hotline: +49 40 822 160 – 404 (während der Servicezeiten) b) E-Mail: support@hafn-it.de (jederzeit) c) Servicedesk-Portal: https://support.hafn-it.de/ (jederzeit)

6.3 Die telefonische Entgegennahme und Bearbeitung von Serviceanfragen erfolgt ausschließlich innerhalb der vertraglich vereinbarten Servicezeiten gemäß Ziffer B.IV.7.4. Außerhalb dieser Zeiten können Anfragen und Störungsmeldungen jederzeit per E-Mail oder über das Servicedesk-Portal eingereicht werden; die Bearbeitung erfolgt jedoch erst wieder zu Beginn der nächsten Servicezeit.

6.4 HAFN ist in der Auswahl, Implementierung und dem Betrieb der eingesetzten IT Service Management (ITSM)-Systeme sowie in der Einführung zusätzlicher oder alternativer Supportkanäle frei, sofern dadurch die vertraglich vereinbarte Servicequalität nicht beeinträchtigt wird.

7. Ticket-Kategorien und Servicezeiten

7.1 Zur klaren Kategorisierung, effektiven Priorisierung und strukturierten Bearbeitung von Kundenanfragen unterscheidet HAFN im Rahmen der Managed Services folgende Ticket-Kategorien:

1. Incident (Vorfall): Ein Incident bezeichnet eine unplanmäßige Qualitätsminderung oder Beeinträchtigung eines IT-Dienstes bzw. einen Vorfall, der in der Zukunft einen IT-Dienst beeinträchtigen könnte. Bei besonders schwerwiegenden Incidents oder einer signifikanten Häufung von Incidents, die den gleichen Dienst im selben Zeitraum betreffen (sog. „Major Incident"), liegt eine gravierende Unterbrechung oder Störung der Geschäftstätigkeit vor. Incidents werden durch HAFN nach einer definierten Methodik erfasst, klassifiziert und entsprechend ihrer Priorität bearbeitet.
2. Problem: Im Rahmen des Problem-Managements werden systematisch die Grundursachen für tatsächliche oder potenzielle Störungen (Incidents) innerhalb der IT-Services analysiert und nachhaltig behoben. Der primäre Fokus liegt auf der Identifikation und dauerhaften Beseitigung der zugrundeliegenden Ursachen zur Vermeidung wiederkehrender Incidents. HAFN führt im Rahmen der vereinbarten Managed Services eine kontinuierliche Problem-Analyse durch und implementiert nachhaltige Lösungen zur Ursachenbehebung.
3. Request (Anfrage): Ein Request bezeichnet die formelle Anforderung eines Nutzers nach einer definierten Serviceleistung, beispielsweise die Bereitstellung von Software oder Hardware, die Einrichtung neuer Benutzerkonten oder die Durchführung standardisierter Änderungen. Requests werden über den Servicedesk erfasst und als Tickets gemäß dem zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Prozess bearbeitet, wobei der Servicedesk die erforderlichen Freigaben gemäß der definierten Genehmigungsverfahren einholt.
4. Change (Änderung): Ein Change umfasst jede Hinzufügung, Modifikation oder Entfernung eines Konfigurationselements, das potenzielle Auswirkungen auf einen IT-Dienst haben könnte. Die Bearbeitung erfolgt gemäß dem zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Change-Management-Prozess. Changes werden in der Regel durch die IT-Verantwortlichen des Kunden zur Behebung von Problemen, zur Implementation neuer Funktionen oder zur Anpassung bestehender Services beauftragt.

7.2 Die Reaktionszeiten bei Incidents werden auf Basis des qualitativen Ausmaßes der Störung definiert. Die Bewertung des qualitativen Ausmaßes erfolgt anhand der objektiven Kriterien „Dringlichkeit" und „Auswirkung", aus denen sich die Priorität des Incidents ableitet. Die verbindliche Klassifikation und Priorisierung von Incidents erfolgt ausschließlich durch fachkundige Mitarbeiter von HAFN zu Beginn der Ticket-Bearbeitung nach einer standardisierten Methodik.

7.3 Sollte der benannte Weisungsgeber des Kunden eine abweichende Einschätzung der Priorität vornehmen und eine Hochstufung des gemeldeten Incidents verlangen, ohne dass eine fachliche Einschätzung durch HAFN erfolgt ist, fällt eine Sonderpauschale in Höhe von zwei separat berechneten Stunden gemäß der vereinbarten Preisliste an. HAFN wird den Kunden auf diese zusätzlichen Kosten einmalig pro Incident vor der Umsetzung der Prioritätsänderung hinweisen.

7.4 Für die Erbringung der vertragsgegenständlichen Support-Leistungen gelten, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, folgende grundlegende Parameter:

1. Servicezeit: Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz von HAFN. Für Leistungen außerhalb dieser Kernzeiten gelten die Zuschläge gemäß Ziffer A.4.10 dieser AGB.
2. Reaktionszeit: Grundsätzlich wird keine spezifische Reaktionszeit garantiert, solange kein entsprechender Service Container aktiv gebucht ist. Mit jedem Service Container wird im Hinblick auf die Leistungen des Service Containers eine Reaktionszeit von 2 Stunden innerhalb der definierten Servicezeiten garantiert.
3. Supportsprache: Deutsch
4. Erreichbarkeit: E-Mail, Telefon (während der Servicezeiten), Kundenportal

7.5 Die vereinbarte Reaktionszeit gilt als eingehalten, wenn die Zeitspanne zwischen der systemseitigen Erfassung des Incidents im Ticketsystem von HAFN und dem nachweisbaren Versand der Eingangsbestätigung per E-Mail an den registrierten Ticketinhaber die vereinbarte Reaktionszeit nicht überschreitet. HAFN ist bestrebt, jede Kundenanfrage mit größtmöglicher Priorität und Effizienz zu bearbeiten.

8. Vergütung, Abrechnung und Kostenkontrolle

8.1 Die Vergütung für HAFN-Betrieb richtet sich nach den allgemeinen Bestimmungen in Ziffer A.3.2 e) dieser AGB. Die Vergütung der Support- Stundenkontingente richtet sich im Übrigen nach Zeitaufwand gemäß Ziffer A.3.2 a). Die Vergütung für Service Container werden in der jeweiligen Individualvereinbarung oder im Rahmenvertrag abschließend definiert. Weitere Leistungen, die über das Support- Stundenkontingent bzw. die Service Container hinausgehen, werden gesondert nach den Tages- bzw. Stundensätzen der zum Leistungszeitpunkt geltenden Preisgliederungsmatrix in Rechnung gestellt.

8.2 Ausdrücklich nicht von der vereinbarten Vergütung (HAFN-Betrieb und Service Container) umfasst sind Fehlerbeseitigungen und Problemlösungen, die durch Störungen und Ausfälle von Hardware- oder Softwarekomponenten verursacht werden, welche sich nicht im unmittelbaren Verantwortungsbereich von HAFN befinden. Derartige Entstörungsleistungen werden, soweit nicht anders vereinbart, nach tatsächlichem Aufwand gesondert in Rechnung gestellt. Dies entspricht der Regelung in Ziffer A.4.5 dieser AGB.

8.2 Im Interesse größtmöglicher Kostentransparenz werden die in der monatlichen Grundvergütung enthaltenen Leistungen von separat zu vergütenden Zusatzleistungen präzise abgegrenzt. Die detaillierten Leistungsbestandteile sowie die zugehörigen Vergütungen werden verbindlich im Angebot und der entsprechenden Auftragsbestätigung dokumentiert. Diese transparente Leistungsabgrenzung dient der effektiven Kostenkontrolle sowohl für HAFN als auch für den Kunden.

8.2 Bei Unklarheiten hinsichtlich einzelner Positionen auf der monatlichen Abrechnung kann der Kunde diese im Rahmen des monatlichen Service-Review-Meetings thematisieren und aufklären lassen.

8.3 Folgende Servicedesk-Leistungen werden grundsätzlich nach tatsächlichem Aufwand gemäß den vereinbarten Stundensätzen gesondert abgerechnet: a) Jede Form der aktiven Fernwartung mittels Teams, Teamviewer oder vergleichbarer Remote-Wartungssoftware b) Telefonische Supportleistungen, die nicht der Koordination von Terminen dienen oder nicht vertrieblich bedingt sind

8.4 Dienstleistungen, die in der monatlichen Grundvergütung inkludiert sind, werden explizit in den jeweiligen Service Containern für diesen Vertrag aufgelistet und als solche gekennzeichnet. Sämtliche Leistungen, die nicht ausdrücklich als in der Grundvergütung enthalten definiert sind, werden nach tatsächlichem Aufwand separat in Rechnung gestellt.

9. Laufzeit und Kündigung

9.1 Verträge über Managed-Service-Leistungen werden, soweit nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, auf eine der folgenden Laufzeiten geschlossen, wobei die konkrete Variante im Angebot und der entsprechenden Auftragsbestätigung verbindlich festgelegt wird:

1. Initiale Laufzeit von zwölf (12) Monaten mit automatischer Verlängerung um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende in Textform gekündigt wird.
2. Initiale Laufzeit von sechs (6) Monaten mit automatischer Verlängerung um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von zwei (2) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende in Textform gekündigt wird.
3. Initiale Laufzeit von drei (3) Monaten mit automatischer Verlängerung um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von einem (1) Monat zum jeweiligen Laufzeitende in Textform gekündigt wird.

9.2 Abweichend von den in Ziffer B.V.9.1 definierten Laufzeiten und Kündigungsfristen des Vertrages über Betriebsdienstleistungen/ Managed Services können einzelne Service Container mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende des Folgemonats gekündigt werden. Die Kündigung einzelner Service Container lässt den Vertrag über Betriebsdienstleistungen/ Managed Services im Übrigen unberührt.

9.3 Kündigungserklärungen bedürfen der Schriftform i.S.v. Ziffer A.7.2.

9.4 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei ihre vertraglichen Verpflichtungen in schwerwiegender Weise verletzt und diese Verletzung trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Fristsetzung nicht behebt.

VI. Partnergeschäft (B2B-Hafn-Standard-Reseller)

1. Allgemeine Grundsätze der Leistungserbringung

1.1 Im Rahmen des Partnergeschäfts bietet HAFN qualifizierten IT-Systemhäusern und IT-Dienstleistern die Möglichkeit, HAFN-Standard-Einrichtungsleistungen gemäß Abschnitt B.IV sowie Service Container gemäß Abschnitt B.V zu erwerben und diese als eigene Leistungen an ihre Endkunden zu vermarkten und zu verkaufen. Das Partnergeschäft richtet sich primär an IT-Dienstleister, die kleinere und mittelständische Unternehmen betreuen und ihr Serviceportfolio um professionelle Microsoft 365-Implementierungs- und Betriebsleistungen erweitern möchten.

1.2 Der Partner erwirbt die HAFN-Standard-Leistungen entweder direkt bei HAFN oder über autorisierte Distributoren im Rahmen des etablierten Lizenzvertriebs. Bei Erwerb über Distributoren erfolgt die Abwicklung über deren bestehende Online-Portale und Bestellsysteme, ohne dass eine vorherige direkte Kontaktaufnahme zwischen dem Partner und HAFN erforderlich ist.

1.3 HAFN erbringt die erworbenen Leistungen vollständig im Hintergrund und ermöglicht es dem Partner, diese gegenüber seinen Endkunden als eigene Leistungen aufzutreten. Die technische Umsetzung der HAFN-Standard-Einrichtung erfolgt durch HAFN, wobei der Partner als alleiniger Ansprechpartner für den Endkunden fungiert.

1.4 Das Partnergeschäft ermöglicht es IT-Systemhäusern, ein vollständiges Microsoft 365-Serviceportfolio anzubieten, ohne eigene tiefgreifende Expertise in der sicherheitsorientierten Konfiguration von Cloud-Umgebungen aufbauen zu müssen. HAFN stellt dabei die technische Infrastruktur und das Fachwissen zur Verfügung, während der Partner die Kundenbeziehung und den direkten Service übernimmt.

2. Partnervoraussetzungen und Qualifikation

2.1 Als Partner können sich ausschließlich gewerblich tätige IT-Dienstleister, IT-Systemhäuser oder IT-Beratungsunternehmen qualifizieren, die nachweislich über entsprechende fachliche Kompetenzen und eine etablierte Kundenstruktur im Bereich der IT-Betreuung kleiner und mittelständischer Unternehmen verfügen.

2.2 Der Partner muss über mindestens einen Microsoft-zertifizierten Mitarbeiter verfügen oder sich verpflichten, eine entsprechende Zertifizierung innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsschluss zu erlangen. HAFN kann auf Anfrage Unterstützung bei der Erlangung relevanter Zertifizierungen anbieten.

2.3 HAFN behält sich das Recht vor, die Partnerschaft zu beenden, wenn der Partner wiederholt gegen die vereinbarten Qualitätsstandards verstößt oder die Partnerschaft in einer Weise nutzt, die dem Ansehen von HAFN schaden könnte.

3. Leistungsumfang und Abgrenzung

3.1 Gegenstand des Partnergeschäfts sind ausschließlich die HAFN-Standard-Einrichtungsleistungen gemäß Abschnitt B.IV sowie die definierten Service Container gemäß Abschnitt B.V. Microsoft 365-Lizenzen oder andere Software-Lizenzen sind nicht Bestandteil des Partnergeschäfts und müssen vom Partner separat über die etablierten Vertriebskanäle oder über HAFN gemäß Abschnitt B.III erworben werden.

3.2 HAFN erbringt für jeden vom Partner erworbenen HAFN-Standard die vollständige Einrichtung eines Microsoft 365-Tenants entsprechend den zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen HAFN-Standard-Spezifikationen. 

3.3 Zusätzlich zu den Einrichtungsleistungen kann der Partner weitere Leistungen von HAFN (z.B. zur Datenmigration für die Datenübernahme aus bestehenden Systemen des Endkunden) beauftragen. Diese Leistungen werden nach tatsächlichem Aufwand zu den vereinbarten Partnertarifen berechnet.

3.4 Im Rahmen der Service Container übernimmt HAFN den Second- und Third-Level-Support für die implementierten Microsoft 365-Umgebungen, während der Partner den First-Level-Support und die direkte Kundenbetreuung sicherstellt. 

4. Distributoreneinkauf und Automatisierung

4.1 HAFN arbeitet mit autorisierten IT-Distributoren zusammen, um den Partnern den Einkauf von HAFN-Standard-Leistungen über deren etablierte Online-Portale zu ermöglichen. 

4.2 Der Bestellprozess über Distributoren erfolgt weitestgehend automatisiert. Nach Eingang der Bestellung und der erforderlichen Konfigurationsdaten initiiert HAFN die Einrichtung des Microsoft 365-Tenants entsprechend den HAFN-Standard-Spezifikationen unter Verwendung von Programmierung, manuellen Prozessen und Standardvorgehensweisen gemäß Abschnitt B.IV.

4.3 Für den Distributoreneinkauf gelten die jeweiligen Geschäftsbedingungen und Zahlungskonditionen des beauftragten Distributors. HAFN ist nicht für die Abwicklung der kaufmännischen Transaktion zwischen Partner und Distributor verantwortlich.

4.4 Bei Direkteinkauf bei HAFN gelten die regulären Zahlungs- und Lieferbedingungen gemäß Abschnitt A.3 dieser AGB, soweit in diesem Abschnitt nichts anderes geregelt ist.

5. Support-Level-Struktur und Verantwortlichkeiten

5.1 Die Support-Struktur im Partnergeschäft folgt einem klar definierten Drei-Ebenen-Modell. Der Partner übernimmt als First-Level-Support die direkte Kundenbetreuung, grundlegende Anwenderfragen und einfache Konfigurationsänderungen. HAFN verantwortet als Second- und Third-Level-Support komplexere technische Problemstellungen und systemkritische Eingriffe.

5.2 First-Level-Support durch den Partner umfasst insbesondere Benutzeranlage und -verwaltung, grundlegende Berechtigungsvergabe, Anwenderschulungen, einfache Troubleshooting-Maßnahmen und die Weiterleitung komplexerer Anfragen an HAFN. Der Partner fungiert dabei als einziger Ansprechpartner für den Endkunden.

5.3 Second- und Third-Level-Support durch HAFN umfasst komplexe Konfigurationsänderungen, Sicherheitsanalysen, Optimierungsmaßnahmen, schwerwiegende Störungsbeseitigung und strategische Weiterentwicklungen der Microsoft 365-Umgebung. Die Kommunikation mit dem Endkunden erfolgt ausschließlich über den Partner.

5.4 Für den Support über HAFN stehen dem Partner Support-Stundenkontingente entsprechend der gebuchten Service Container zur Verfügung. Diese funktionieren analog zu den in Abschnitt B.V.6.1 beschriebenen Kontingenten, werden jedoch als separate Partner-Kontingente geführt. Überschreitungen werden zu den vereinbarten Partnertarifen berechnet. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise basierend auf der tatsächlichen Inanspruchnahme.

6. Vergütung und Rabattstrukturen

6.1 Die Vergütung für HAFN-Standard-Leistungen im Partnergeschäft orientiert sich an den regulären Tarifen gemäß Abschnitt B.IV, wobei je nach Abnahmevolumen gestaffelte Partnerrabatte gewährt werden. 

6.2 Für Service Container gelten folgende gestaffelte Partnerrabatte auf die regulären Tarife: bei Buchung von einem bis fünf Service Containern pro Kalendermonat wird ein Rabatt von 10 % gewährt, bei sechs bis zehn Service Containern 15 % und ab elf Service Containern 20 %. Die Rabattstaffel wird monatlich basierend auf der Gesamtanzahl der aktiven Service Container des Partners berechnet.

6.3 Zusätzliche Leistungen wie Migrationsdienste oder erweiterte Beratungsleistungen werden zu gesonderten Partnertarifen berechnet, die in der Regel 10 % unter den regulären Endkundentarifen liegen.

6.4 Die Abrechnung erfolgt monatlich nachschüssig auf Basis der im Vormonat erbrachten Leistungen. Bei Direkteinkauf bei HAFN gelten die allgemeinen Zahlungsbedingungen gemäß Abschnitt A.3 dieser AGB. Die allgemeinen Preisanpassungsregelungen gemäß Ziffer A.3.6 finden auch auf Partnertarife Anwendung, wobei die gewährten Rabatte prozentual beibehalten werden.

7. Vertriebsunterstützung und Marketing

7.1 HAFN stellt den Partnern Vertriebsunterlagen, technische Dokumentationen und Marketingmaterialien zur Verfügung, die für die Vermarktung der HAFN-Standard-Leistungen gegenüber Endkunden genutzt werden können. Diese Materialien können vom Partner entsprechend angepasst und mit dem eigenen Firmenauftritt versehen werden.

7.2 Der Partner ist berechtigt, die HAFN-Standard-Leistungen unter eigenem Namen zu vermarkten und zu verkaufen. Eine Erwähnung von HAFN als technischer Leistungserbringer gegenüber dem Endkunden ist nicht erforderlich, jedoch gestattet.

7.3 HAFN kann Partner bei besonderen Vertriebsaktivitäten oder größeren Projekten durch technische Expertise oder Präsenztermine unterstützen. Solche Unterstützungsleistungen werden nach Aufwand zu den vereinbarten Partnertarifen berechnet.

8. Qualitätssicherung und Monitoring

8.1 Der Partner verpflichtet sich, die HAFN-Standard-Leistungen und Service Container ausschließlich als hochwertige, professionelle IT-Dienstleistungen zu vermarkten und dabei angemessene Qualitäts- und Servicestandards einzuhalten. Eine Vermarktung als Billig- oder Discount-Angebot ist untersagt, da dies dem Markenimage und der Qualitätspositionierung von HAFN widersprechen würde.

8.2 HAFN überwacht die Qualität der im Rahmen des Partnergeschäfts erbrachten Leistungen durch regelmäßige Reviews und Kundenzufriedenheitsanalysen. Partner werden über die Ergebnisse informiert und erhalten bei Bedarf Unterstützung zur Qualitätsverbesserung.

8.3 Der Partner verpflichtet sich, HAFN über schwerwiegende Kundenbeschwerden oder Qualitätsmängel unverzüglich zu informieren. HAFN behält sich das Recht vor, bei wiederholten Qualitätsproblemen direkt mit dem Endkunden Kontakt aufzunehmen, um eine Lösung zu erarbeiten.

8.4 Beide Parteien führen mindestens quartalsweise ein Review-Gespräch durch, in dem die Geschäftsentwicklung, Kundenzufriedenheit und mögliche Verbesserungsmaßnahmen besprochen werden. Diese Gespräche dienen der kontinuierlichen Optimierung der Partnerschaft.

9. Geheimhaltung und Datenschutz

9.1 Über die allgemeinen Geheimhaltungsbestimmungen in Abschnitt A.15 hinaus verpflichten sich die Partner zur strikten Vertraulichkeit bezüglich der von HAFN bereitgestellten technischen Verfahren, Automatisierungsscripts, Konfigurationsvorlagen, technischen Dokumentationen und Prozessbeschreibungen. Eine Weitergabe an Dritte oder die Nutzung außerhalb der Partnerschaft ist untersagt. 

9.2 Für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Endkunden wird zwischen HAFN und dem Partner eine separate Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen. Nutzt der Partner zusätzlich Managed Services gemäß Abschnitt B.V, wird die bestehende AVV gemäß B.V.2.4 entsprechend erweitert. Der Partner bleibt gegenüber seinen Endkunden datenschutzrechtlich verantwortlich und muss entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit seinen Kunden abschließen.

9.3 Der Partner darf HAFN als Unterauftragnehmer nur nach vorheriger Information des Endkunden einsetzen. 

10. Laufzeit und Kündigung

10.1 Partnerverträge werden grundsätzlich auf unbestimmte Zeit geschlossen und können von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Kalenderquartalsende gekündigt werden. 

10.2 Bei Kündigung der Partnerschaft durch eine Partei bleiben die zum Zeitpunkt der Kündigung bestehenden HAFN-Betrieb bzw. Service-Container-Verträge für Endkunden für weitere sechs Monate bestehen, um eine geordnete Übergabe zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist können die Endkunden entscheiden, ob sie direkt mit HAFN kontrahieren oder zu einem anderen Anbieter wechseln möchten.

10.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei schwerwiegenden Verletzungen der Qualitätsstandards, Verstößen gegen die Geheimhaltungspflichten oder bei Insolvenz einer Partei.

10.4 Bei Beendigung der Partnerschaft ist der Partner verpflichtet, die Vermarktung von HAFN-Standard-Leistungen unverzüglich einzustellen und bestehende Kunden über die Änderung zu informieren. HAFN unterstützt bei der Übergangsgestaltung im Rahmen des Möglichen.

11. Haftung und Gewährleistung

11.1 Für die im Rahmen des Partnergeschäfts erbrachten Leistungen gelten die allgemeinen Haftungsregelungen der Abschnitte A.11 und A.13 dieser AGB. HAFN haftet gegenüber dem Partner für die ordnungsgemäße Erbringung der beauftragten HAFN- Leistungen entsprechend den vereinbarten Spezifikationen.

11.2 Der Partner haftet gegenüber seinen Endkunden für sämtliche Leistungen aus dem HAFN-Standard-Portfolio, als würde er diese selbst erbringen. HAFN haftet nicht direkt gegenüber den Endkunden des Partners, sondern ausschließlich gegenüber dem Partner als Vertragspartner.

11.3 Der Partner stellt HAFN von Ansprüchen seiner Endkunden frei, soweit diese nicht auf einem Verschulden von HAFN beruhen. Dies umfasst insbesondere Ansprüche aufgrund unzureichender Beratung durch den Partner oder Konflikten aus der Kundenbeziehung zwischen Partner und Endkunde.

11.4 Bei Mängeln der von HAFN erbrachten Leistungen steht dem Partner nach seiner Wahl Nachbesserung oder Ersatzlieferung zu. Weitergehende Ansprüche richten sich nach den allgemeinen Gewährleistungsbestimmungen dieser AGB.

12. Besondere Bestimmungen

12.1 Der Partner ist nicht berechtigt, die Rechte und Pflichten aus der Partnervereinbarung ohne vorherige schriftliche Zustimmung von HAFN an Dritte zu übertragen oder zu veräußern. 

12.2 Bei Streitigkeiten zwischen den Parteien ist zunächst eine gütliche Beilegung durch direkte Verhandlungen anzustreben. Führt dies nicht zum Erfolg, finden die allgemeinen Bestimmungen zur Streitbeilegung gemäß Abschnitt A.20 dieser AGB Anwendung.

Stand: November 2025